ERP-systemen

Wat zijn ERP-systemen?

ERP-systemen zijn een geïntegreerde suite van toepassingen die bedrijven helpen bij het beheren van belangrijke activiteiten zoals boekhouding, verkoop en aankoop, klantrelaties, inventaris en human resources. In tegenstelling tot andere oplossingen die zich richten op specifieke workflows, hebben ERP-programma's (Enterprise Resource Planning)  een uitgebreid karakter en bieden ze een scala aan functionaliteiten om tegemoet te komen aan de behoeften van de hele organisatie. ERP-software legt verbindingen tussen afdelingen, stroomlijnt de gegevensstroom en versnelt het algemene besluitvormingsproces.

Wat zijn de voordelen van ERP-systemen?

• Volledige zichtbaarheid van taken met verbeterde samenwerking: ERP-systemen bieden volledig inzicht in belangrijke aspecten van het bedrijf om het senior management te voorzien van een enkel venster van waaruit zij zowel afdelings- als organisatiebrede gegevens kunnen controleren. Eén enkel ERP-systeem maakt een betere communicatie en samenwerking mogelijk tussen belanghebbenden van meerdere afdelingen, wat het bedrijf en de teams helpt om taken efficiënt en soepel uit te voeren.
• Efficiëntere werkstromen: een ERP-systeem vermindert de noodzaak van repetitieve gegevensinvoer op meerdere touchpoints over verschillende afdelingen. Eenmaal ingevoerd blijven de gegevens binnen het systeem en zijn ze toegankelijk voor alle gebruikers. Naarmate producten of diensten zich langs de toeleveringsketen bewegen, worden de gegevens automatisch bijgewerkt voor de volgende afdeling, zonder dat er extra gegevens moeten worden ingevoerd. Dit bespaart in totale tijd en verbetert de efficiëntie van de werkstroom.

Welke algemene functies hebben ERP-systemen?

• Voorraadbeheer: het bijhouden van interne voorraadhoeveelheden en beheren van nabestellingen om te voorkomen dat de voorraad opraakt en om te zorgen voor een soepele werking van de toeleveringsketen.
• Financieel beheer: het verzamelen van financiële gegevens van de organisatie en genereren van uitgebreide rapporten, zoals grootboeken, balansen en jaarrekeningen.
• HR-beheer: het onderhouden van een complete database van medewerkers en het beheren van de kernprocessen van HR, zoals werving en selectie, salarisadministratie, training en ontwikkeling.
• Rapportage/analyse: het analyseren van verschillende werkstromen, het bewaken van de KPI's (Key Performance Indicators, belangrijkste prestatie-indicatoren) en het genereren van een reeks rapporten om naleving en managementdiscussies te ondersteunen.
• Magazijnbeheer: het beheren van de kernactiviteiten in het magazijn, zoals het verplaatsen van de voorraad, de locatie van de artikelen in een magazijn en het opnieuw bestellen van artikelen.
• CRM: het registreren van klantinformatie, inclusief namen en contactnummers, in een gecentraliseerde, georganiseerde database.

Welke overwegingen zijn er bij de aankoop van ERP-systemen?

• Stel een duidelijke ERP-strategie op voordat er in ERP-systemen wordt geïnvesteerd: ERP-systemen zijn een brede oplossing die vaak verschillende modules en geïntegreerde diensten voor meerdere afdelingen samenvoegt in één systeem. De meeste bedrijven hebben geen duidelijke strategie voor de implementatie van ERP-software, en ontwikkelen er een als gevolg van tactische beslissingen of vertrouwen op hun IT-team om de ERP-vereisten te definiëren zonder rekening te houden met de behoeften van andere belanghebbenden. Dit kan leiden tot een slechte implementatie van het ERP-systeem of tot investeringen in software die te technisch en complex is voor medewerkers om te gebruiken. Raadpleeg om dit te voorkomen belanghebbenden van alle relevante afdelingen bij het ontwerpen van de ERP-strategie, en stel een software shortlist samen die aan deze behoeften voldoet.
• Industrie-specifieke ERP-software vs. generieke oplossingen: tegenwoordig bieden veel leveranciers industriespecifieke ERP-oplossingen (bijv. bouw ERP-software, productie ERP-software, kleding ERP-software, onderwijs ERP-software). Geef, indien mogelijk, prioriteit aan oplossingen voor ERP-systemen die zich richten op de specifieke sector in plaats van te investeren in een generieke oplossing die kan worden aangepast aan elke sector. Een specifieke oplossing kan helpen om te voldoen aan de sectornormen en om werkstromen uit te voeren met behulp van door de sector goedgekeurde sjablonen die helpen om het aantal storingen tot een minimum te beperken.

Wat zijn belangrijke trends op het gebied van ERP-systemen?

• Het IoT (Internet of Things, internet der dingen) en AI (Artificial Intelligence, kunstmatige intelligentie) zullen de ERP-software transformeren: traditionele ERP-systemen vereisen dat gebruikers handmatig gegevens invoeren op verschillende touchpoints in de toeleveringsketen. De komende jaren kunnen er meer en meer moderne ERP-oplossingen verwacht worden met AI- en IoT-mogelijkheden die automatisch gegevens verzamelen van IoT-apparaten die zijn aangesloten op tools, voertuigen en apparatuur. Gegevens, zoals locatie, het gebruik en de prestaties van het apparaat, zijn direct toegankelijk voor een ERP-systeem zonder handmatige invoer van gegevens. Van daaruit kunnen AI-gebaseerde ERP-oplossingen geavanceerde inzichten en transparantie bieden in nieuwe groeigebieden, bestaande werkstromen helpen verbeteren en fouten verminderen.
• Mobiele ERP is een nieuw modewoord: op bijna elk gebied van leven en bedrijf zijn gebruikers afhankelijk van mobiele apparaten. Als gevolg daarvan bieden meer en meer ontwikkelaars van ERP-systemen mobiele ERP-oplossingen en/of mobiele functionaliteit aan via speciale apps die met hun product werken. Naarmate het aantal mobiele arbeidskrachten in alle sectoren blijft toenemen, zal ook de vraag naar mobiele ERP-programma's groeien.