Wat is HR-software?

HR-software , ook wel bekend als HRIS (Human Resources Information System) of HRMS (Human Resources Management System), helpt bedrijven bij het beheren van personeelsgegevens met betrekking tot contactgegevens, aanwezigheid, salarisadministratie, training en secundaire arbeidsvoorwaarden. De meeste HRMS-systemen kunnen worden geïntegreerd met salarisadministratie software.

De voordelen van HR-software

HR-personeel moet een verscheidenheid aan taken uitvoeren, zoals het bijhouden van de gegevens van de medewerkers, het beheren van de administratie, het beheer van de naleving van de voorschriften en de salarisadministratie van de medewerkers. Als dit handmatig wordt gedaan, kunnen de complexiteit en de verantwoordelijkheden die ermee gepaard gaan belastend zijn voor de HR-medewerkers, met name voor kleine bedrijven met minder personeel.

HR-software helpt bedrijven door de basis HR-functies te automatiseren, wat het proces efficiënter en productiever maakt. De onderstaande lijst bevat de manieren waarop een HR-oplossing bijdraagt aan de efficiëntie van een HR-afdeling:

• Verbeterde productiviteit: HR-processen omvatten een aantal administratieve verantwoordelijkheden, zoals het beheer van het personeelsdossier, de naleving van voorschriften en de salarisadministratie. Wanneer dit handmatig wordt gedaan, zijn deze processen tijdrovend en foutgevoelig. Een HR-oplossing help deze processen te automatiseren door het aanleveren van digitale dossiers van werknemersgegevens en compliance-informatie. Bovendien helpt het om de salarisadministratieprocessen vanuit de oplossing te beheren, waardoor handmatige fouten tot een minimum worden beperkt.
• Eenvoudige toegang tot informatie: HR-software stelt gebruikers in staat om informatie met betrekking tot medewerkers, compliance, prestatiebeoordelingen en salarisadministratie op te slaan in een centrale database die voor al het geautoriseerde personeel toegankelijk is via de cloud. De gegevensopslag stelt gebruikers ook in staat om een bedrijfsbrede HR-self-serviceportal te implementeren waar medewerkers toegang hebben tot hun dossiers, zoals compliance-certificaten, salarisstroken en verlof.
• Verbeterde gegevensbeveiliging en compliance: de huidige bedrijfsomgeving wordt geconfronteerd met meer gegevensbeveiligingsrisico's dan ooit tevoren. Gegevensbeveiligingsrisico's kunnen zowel extern zijn, zoals bij hacking, als intern, zoals bij diefstal door werknemers. Cruciale HR-gegevens, zoals de persoonsgegevens van de werknemers en de salarisgegevens, kunnen bij overtreding leiden tot hoge boetes. Dit brengt de noodzaak met zich mee van een strikt gegevensbeveiligingsbeleid binnen de HR-afdeling. Een HR-oplossing biedt gebruikers niet alleen veilige toegang tot de gegevens, maar stelt ze ook in staat om de downloads van cruciale documenten en contracten door medewerkers te controleren. Bovendien zorgt een cloudgebaseerde HR-oplossing ervoor dat de locatie van de gegevensopslag in overeenstemming is met zowel regionale als wereldwijde regelgeving, zoals PII en AVG.

Algemene functies van HR-software

• Werknemersbestand: het bijhouden van een administratie van alle medewerkers die momenteel in het bedrijf werkzaam zijn.
• Beheer van de levenscyclus van werknemers: het volgen van de verschillende stadia van de levenscyclus van een werknemer, zoals werving, indienstneming, administratie van de voordelen, ontwikkeling van de werknemer en behoud van de werknemer.
• Prestatiebeheer: het beheren van functioneringsgesprekken (driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks) en registreren van de prestatiebeoordelingen en de feedback van managers.
• Onboarding: het beheren van de onboarding van nieuwe werknemers. Het in staat stellen van gebruikers om conformiteitsdocumenten en I-9 verificatiedocumenten te traceren.
• Self-serviceportal: het verstrekken van een portal waar werknemers zich kunnen aanmelden en bepaalde functies zelfstandig kunnen uitvoeren, zoals het bekijken van hun persoonlijke gegevens, het uploaden van belangrijke documenten, het inzien van bedrijfsbeleid en compliance-certificaten etc.
• Tijd- en aanwezigheidsbeheer: het in staat stellen van medewerkers om hun kantooruren te registreren, aanwezigheid te markeren en verlof aan te vragen. Deze gegevens kunnen worden geëxporteerd naar salarisadministratie software en vervolgens worden gebruikt om de betalingen voor contractarbeiders te berekenen.

Overwegingen bij de aankoop van HR-software

• Soorten HR software: HR-software bevat een groot aantal functies, wat het voor kleine HR-managers moeilijk kan maken om de kernfuncties duidelijk te onderscheiden van de optionele functies. Op basis van deze aandachtsgebieden kunnen de HR-systemen worden ingedeeld in de volgende types:

  • secundaire arbeidsvoorwaarden/salarisadministratie;
  • werving;
  • prestaties;
  • training;
  • talent;
  • personeelsbestand.

Kopers dienen de soorten HR-software zorgvuldig te identificeren die relevant zijn voor hun bedrijf en dienovereenkomstig aankoopbeslissingen te nemen.

• Gegevensanalyse: naast het helpen van HR-medewerkers bij hun dagelijkse activiteiten, helpen HR-systemen ook bij het formuleren van wervings- en personeelsbeheerstrategieën door het leveren van analytische rapporten. Zo kunnen rapporten over de historische gegevens van de achtergrond van kandidaten waardevolle input leveren voor belangrijke aanwervingsbeslissingen, zoals de reikwijdte van de werkervaring van een kandidaat voor een optimale prestatie in een functie, en de vaardigheden van de kandidaten die nodig zijn voor die functie. Ook kunnen rapporten over de prestaties van werknemers over meerdere gebieden het management helpen bij het beoordelen van de vaardigheidslacunes en het trainingsmanagement helpen bij het plannen van trainingen.

Belangrijke trends op het gebied van HR-software

• Chatbots zijn de drijvende kracht achter de automatisering in HR-software: vanwege de omvang van de communicatie die ze kunnen bieden, worden chatbots ingezet bij de werving van sollicitanten, waarbij de interactie met sollicitanten op verschillende locaties en in verschillende tijdzones plaatsvindt. Chatbots drijven ook de HR-ondersteuningsfuncties aan, door de basisvragen van medewerkers over HR-beleid en -processen te beantwoorden. Naarmate deze technologieën de ruimte van HR-software meer en meer veroveren, verwachten we dat chatbots een aantal processen binnen HR zullen versterken.
• Bedrijven maken gebruik van machine learning om HR-systemen efficiënter te maken: machine learning transformeert de manier waarop HR-medewerkers werken door ze te voorzien van realtime inzichten en hulp bij hun processen. Bij de werving van personeel kan HR-software bijvoorbeeld helpen bij het opstellen van een shortlist van sollicitaties door het uitvoeren van een analyse van de cv's en de gegevens van de sollicitanten. Machine learning kan managers ook helpen bij functioneringsgesprekken door ze te voorzien van een medewerkersbeoordeling van verschillende parameters zoals peer-reviews, verkoop, aantal projecten enz. Deze oplossingen kunnen managers ook helpen om de toekomstige prestaties van een medewerker te voorspellen op basis van historische gegevens.