File sync software

File sync software is een platform waar meerdere gebruikers op verschillende locaties tegelijkertijd samenwerken, bestanden delen en bewerken. De toepassing synchroniseert de wijzigingen die een gebruiker op een document aanbrengt in alle beschikbare versies. Dit zorgt ervoor dat iedereen de recente versie van het bestand heeft, met bijgewerkte gegevens, zelfs wanneer ze op verschillende locaties werken.

De voordelen van file sync software

Veel bedrijven gebruiken mobiele telefoons voor officiële werkzaamheden. Cloudgebaseerde toepassingen en browsergebaseerde toegankelijkheid bevorderen deze trend. Hierdoor is file sync software een belangrijke vereiste voor bedrijven omdat het de samenwerking verbetert en gebruikers altijd en overal toegang biedt tot bestanden. Het maakt het ook mogelijk om bestanden in de cloud veilig te delen.

De software biedt verschillende voordelen, waarvan sommige hieronder worden opgesomd:

• Betere samenwerking tussen de teams: bestanden worden binnen een organisatie bij voorkeur via e-mail gedeeld. Maar e-mails hebben beperkingen wat betreft de grootte van de bijlagen en de mogelijkheid om realtime te synchroniseren. Aan de andere kant kunnen er met file sync software bestanden en mappen van elke grootte worden gedeeld tussen gebruikers binnen en buiten de organisatie. De software biedt de vrijheid om bestanden op verschillende manieren te delen, zoals via directe koppeling of deelbare links.
• Toegang tot de meest actuele informatie: met file sync software heeft elke gebruiker de meest recente versie van het bestand, ongeacht de locatie van de gebruiker. Wijzigingen die door een belanghebbende worden aangebracht, zullen onmiddellijk zichtbaar zijn voor alle belanghebbenden. Ze kunnen zelfs de vorige versie van het bestand herstellen voor het geval ze de wijzigingen niet accepteren.

Algemene functies van file sync software

• Back-up en herstel: het aanmaken van meerdere back-ups van bestanden en mappen en het herstellen kwijtgeraakte of verwijderde bestanden.
• Realtime synchronisatie: het controleren van bestanden en mappen op wijzigingen en het synchroniseren van alle versies in realtime.
• Encryptie: het versleutelen van de gegevens die zowel in rusttoestand als onderweg zijn om de informatie te beschermen en te beveiligen.
• Synchronisatieplanning: het plannen van synchronisatie op een vaste tijd en datum.
• Auditspoor: het bijhouden van een overzicht van alle wijzigingen die zijn aangebracht in bestanden en mappen, samen met de details, zoals de aangebrachte wijzigingen, de naam, de tijd en de datum.

Overwegingen bij de aankoop van file sync software

• Gegevensbeveiligingsnormen: na installatie kan file sync software worden gebruikt voor bijna elk bestand, document, afbeelding, contract en overeenkomst die intern of extern wordt aangemaakt en gedeeld. Voordat je een oplossing aanschaft, moet je echter eerst de beveiligingsstandaarden en de dienstverlener grondig evalueren. Zorg ervoor dat de software gegevens tijdens het versturen en in rust versleutelt, vooral als de bestanden niet op je eigen server zijn opgeslagen. Het is tevens raadzaam om aanvullende veiligheidsmaatregelen, zoals multifactor authenticatie en single sign-on mee te laten wegen.
• Mogelijkheid om gegevens op afstand te verwijderen: werknemers die het bedrijf verlaten of kantoorapparatuur (laptops of mobiele telefoons) kwijtraken, brengen het risico met zich mee dat officiële gegevens worden gestolen of misbruikt. Het is raadzaam om te kiezen voor een oplossing met een verwijderingsmogelijkheid op afstand, zodat je gevoelige bedrijfsbestanden op afstand kunt verwijderen van de apparaten van medewerkers.
• Naleving: elk bedrijf moet voldoen aan verschillende industrienormen, die afhankelijk zijn van het type bedrijfsvoering, de regelgeving binnen de sector, de regio waarin het bedrijf actief is en de normen voor databeveiliging. Bij het versturen van bestanden via het internet is het noodzakelijk dat de file sync software voldoet aan de wettelijke normen die van toepassing zijn op de organisatie.

Belangrijke trends op het gebied van file sync software

• AI (Artificial Intelligence) zal de indexering en het zoeken verbeteren: de uitdaging van een gedeelde opslagplaats is dat het snel rommelig wordt omdat medewerkers niet altijd regelmatig oude documenten of versies verwijderen. Sommige aanbieders (Google en Box) voegen AI toe om dit probleem aan te pakken. De AI van Google raadt de bestanden die gebruikers mogelijk zoeken en biedt suggesties om een versie te verwijderen die gedurende een bepaalde periode niet is geopend. De tool leert van gebruikersacties en biedt aanbevelingen voor bestanden en collega's waarmee gebruikers misschien willen samenwerken. Nu dergelijke innovaties vruchtbaar blijken te zijn, zullen meer aanbieders AI aan hun tool toevoegen.
• Beveiliging van gegevens is de beslissende factor voor kleine bedrijven: nu de meeste toepassingen in de cloud worden gebruikt en de gegevens op externe servers worden opgeslagen, maken zelfs kleine bedrijven zich zorgen over de veiligheid van hun gegevens.