Wat is remote support software?

Remote support software stelt IT-professionals in staat om computerondersteuning op afstand te bieden aan zowel klanten als interne netwerkgebruikers. Door gebruik te maken van tools zoals het delen van schermen en tekstchat, kunnen IT-ondersteunende medewerkers gebruikers helpen met technische ondersteuningsproblemen alsof ze op hetzelfde werkstation of mobiele apparaat zitten als de eindgebruiker. Hulp op afstand sessies kunnen dan in hun geheel worden opgenomen om later te worden gebruikt voor klantenservice-, trainings- of compliance-doeleinden.

Wat zijn de voordelen van remote support software?

• Verbeterde klantenservice: door de IT-specialist en de klant in dezelfde virtuele ruimte te plaatsen, stelt hulp op afstand software bedrijven in staat om de doorlooptijd die nodig is om problemen met de klantenservice op te lossen, te verkorten. De apps voor hulp op afstand software maken ook gebruik van call-logging, het genereren van klantonderzoeken en de integratie met CRM-systemen om kritische klantenservicegegevens te leveren en vast te leggen.
• Krachtige trainingsmiddelen: de meeste remote support tools en apps bieden een functie voor het opnemen van sessies. Doordat je de gehele klantenservicetransactie vast kunt leggen, kan het ondersteunend personeel worden getraind in het oplossen van potentiële problemen door gebruik te maken van praktijkvoorbeelden van hoe klantenservicekwesties moeten (of juist niet moeten) worden afgehandeld.
• Interne IT-ondersteuning: met remote support software kunnen je IT-medewerkers ook interne medewerkers ondersteunen. Doordat je toegang hebt tot mobiele apparaten en desktops binnen je eigen organisatie, kunnen IT-medewerkers op afstand software installeren, problemen oplossen en bijwerken. IT-specialisten kunnen ook gebruikmaken van remote desktop control om gebruikers te trainen in het gebruik van apps die van cruciaal belang zijn voor het functioneren van je organisatie.

Welke algemene functies heeft remote support software?

• Toegang/controle op afstand verlenen: het toestaan dat het ondersteunend personeel de schermen van de klant op afstand bedient.
• Scherm delen: het delen van het huidige beeld van het scherm van een klant met andere gebruikers op afstand.
• Realtime chatten: het in staat stellen van gebruikers om te chatten met klanten op afstand en andere gebruikers.
• Bestanden delen: het overzetten van bestanden van het ene naar het andere apparaat tijdens de ondersteuningssessies.
• Sessies opnemen: het opnemen van actieve ondersteuning en chatsessies voor auditing en training.
• Diagnostische middelen gebruiken: het bieden van toegang van het ondersteunend personeel tot de systeeminformatie van een klant, zoals hardware- en softwareconfiguraties.

Met de remote support software directory kun je op functie(s) filteren om alleen opties te bekijken die voldoen aan je zakelijke behoeften, wat kan helpen je software shortlist te verkorten.

Welke overwegingen zijn er bij de aankoop van remote support software?

• Ondersteuning op afstand versus toegang op afstand: hoewel veel remote support software de tools biedt om rechtstreeks met een eindgebruiker of klant te communiceren, zijn andere tools uitsluitend bedoeld om IT-medewerkers in staat te stellen desktops en mobiele apparaten op afstand te bedienen met het oog op het onderhoud van de software en hardware van de organisatie. In deze gevallen kunnen de functies van de klantenservice, zoals realtime chatten en sessies opnemen, extra kosten met zich meebrengen.
• Beveiligingsproblemen: afhankelijk van het type informatie dat wordt gedeeld via apps voor hulp op afstand, is het belangrijk om rekening te houden met de sectornormen voor wat wel en wat niet kan worden gedeeld tussen gebruikers. Het gebruik van een functie voor het delen van een bureaublad kan in strijd zijn met de persoonlijke of zakelijke privacyregels (bijv. HIPAA, DOD), omdat het onbedoeld gegevens tussen de schermdeler en de externe kijker kan blootleggen.
• CRM-integratie: veel CRM-software heeft momenteel een ingebouwde klantondersteuningsfunctionaliteit waarmee ondersteunend personeel rechtstreeks met klanten kan communiceren via chatvensters en deze transacties kan vastleggen als onderdeel van een klantenservicetransactie. In veel gevallen kan deze functionaliteit de noodzaak van remote support software overbodig maken.

Wat zijn belangrijke trends op het gebied van remote support software?

• Remote support software zal in toenemende mate afhankelijk zijn van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning om de klantenservice te automatiseren: AI wordt al gebruikt om te communiceren met gebruikers via geautomatiseerde chatbots. Gezien de voorspelling dat 68% van de kleine bedrijven de komende jaren in enig opzicht AI zal gaan gebruiken, kun je een uitbreiding van de rol van AI verwachten bij remote support tools. Niet alleen zal AI in gesprek gaan met klanten om bruikbare symptomen te diagnosticeren, maar AI krijgt ook toegang tot apparaten op afstand om problemen automatisch op een efficiëntere manier op te lossen.
• Medewerkers op afstand betekent hulp op afstand: werkgevers en werknemers zien steeds meer de voordelen van werken op afstand. Als gevolg daarvan zullen de komende jaren meer en meer bedrijven van elke omvang verschuiven naar een gedecentraliseerde werkplek, wat nieuwe uitdagingen met zich meebrengt voor de sector van hulp op afstand. Bedrijven moeten betrouwbare manieren blijven vinden om een mobiel personeelsbestand te ondersteunen dat afhankelijker is geworden van het gebruik van geïntegreerde missiekritische apps.