Wat is afspraken software?

Afspraken software laat bedrijven en professionals hun boekingsproces stroomlijnen en helpt ze bij het plannen van afspraken met personeel, klanten, patiënten en anderen. Met deze software kunnen bedrijven vooraf herinneringen sturen om no-shows en last-minute annuleringen tot een minimum te beperken. Het helpt bedrijven ook om zaken als dubbel boeken en overboeken aan te pakken door een realtime beeld te geven van de dagelijkse afsprakentijden.

De voordelen van afspraken software

• Verminderde no-shows en lege slots: afspraken software houdt de komende afspraken bij en stuurt vooraf herinneringen naar klanten en dienstverleners. Dit herinnert de mensen aan hun afspraken en beperkt no-shows tot een minimum. Met behulp van de ingebouwde communicatiefuncties kunnen klanten zelfs hun afspraak verzetten en de dienstverlener vooraf informeren (via sms of e-mail) als de oorspronkelijke afspraak niet door kan gaan.
• Gemak van het boeken via meerdere kanalen: in tegenstelling tot de traditionele methoden voor het maken van afspraken, waarbij klanten telefonisch of persoonlijk afspraken maken, biedt de afspraken software flexibiliteit bij het kiezen van de boekingsmodus. Klanten kunnen telefonisch, via mobiele apps, online portalen en externe bureaus afspraken maken. Dit helpt om klanten/patiënten uit meerdere kanalen aan te trekken en zorgt voor een betere gebruikerservaring.
• Efficiënte personeelsplanning: de meeste afspraken software stelt bedrijven ook in staat de personeelsroosters in de gaten te houden, waardoor de organisatie en de toewijzing van diensten, het bijhouden van de dagelijkse aanwezigheid en de dagelijkse activiteit zonder extra kosten vast wordt gelegd.

Algemene functies van afspraken software

• Afspraakherinneringen: het instellen van automatische herinneringen voor klanten en dienstverleners om ze te herinneren aan aankomende afspraken, betalingen en/of planningswijzigingen voorafgaand aan een afspraak.
• Online boeken: het maken van afspraken voor klanten via online boekingsportalen, mobiele apps, kiosken en meer. Klanten kunnen ook de beschikbare slots bekijken en zelf een afspraak maken.
• Geautomatiseerde roosters: het controleren van de beschikbaarheid van personeel in realtime, en het plannen van diensten op basis van rol, anciënniteit, voorkeur van dienst en meer.
• Synchroniseren van agenda: het synchroniseren van de afspraakgegevens van de klant en de afsprakenschema's met cloudgebaseerde systemen zoals Google Calendar, Outlook en iCal.
• Terugkerende afspraken: het maken van afspraken die met een regelmatige tussenpoos over een bepaalde periode worden herhaald, zodat cliënten niet steeds opnieuw een periodieke gebeurtenis hoeven te boeken.

Overwegingen bij de aankoop van afspraken software

• Zoek naar functies die voldoen aan unieke zakelijke behoeften: afspraken software is geschikt voor bedrijven van elke omvang en het nut van de software verschilt per gebruikerssegment. Terwijl individuen vaak op zoek zijn naar eenvoudige planning en bijhouden van afspraken, moeten kleine en middelgrote bedrijven afspraken beheren en het personeel efficiënt inzetten. Ondernemingen hebben vaak behoefte aan een functiepakket met afspraken en personeelsplanning, tijdregistratie, herinneringen voor vergaderingen, terugkerende afspraken, klantbehoud en multitasking-functionaliteit. Bij de aanschaf moeten de belangrijkste vereisten van het bedrijf worden geïdentificeerd en afspraken software worden gekozen op basis van die specifieke behoeften.
• Marktspecifieke oplossingen: de meeste afspraken software kan door allerlei soorten bedrijven worden gebruikt, maar er zijn ook enkele oplossingen speciaal voor bepaalde sectoren, zoals de gezondheidszorg, de horeca en het welzijn. Geef als koper de voorkeur aan bedrijfsspecifieke oplossingen boven generieke software (indien van toepassing op de softwarebehoeften). Dit biedt kant-en-klare sjablonen en aangepaste velden die geoptimaliseerd zijn voor elk bedrijfstype, en vereenvoudigt vaak de naleving van de industriële regelgeving.

Belangrijke trends op het gebied van afspraken software

• Toename van het aantal bots waarmee afspraken kunnen worden gemaakt: verkopers, zoals SoBo Bot en botsplash, bieden nu conversatiechatbots aan die integreren in de website van een bedrijf, Facebook Messenger of messaging apps, zoals WhatsApp. Deze chatbots - in combinatie met kunstmatige intelligentie - veranderen het aanzien van de technologische communicatie in de planningsruimte door de interactie met klanten door middel van sms- en spraakberichten en het ontvangen/goedkeuren van afspraken zonder tussenkomst van het personeel. Capterra stelde vast dat ongeveer 68% van de KMO's een of andere vorm van conversatietechnologie gebruiken voor de gebruikersinterface, of van plan zijn dat binnen de komende twee jaar te doen.
• Afspraken oplossingen met gebruik van meerdere kanalen zijn de toegangspoort tot een uitzonderlijke klantervaring: het maken van een eerste afspraak is in veel gevallen de eerste interactie tussen een bedrijf en zijn klanten. Het aanbieden van een multichannel boekingsstrategie kan de klantervaring verbeteren en de kans vergroten dat geïnteresseerden daadwerkelijk een afspraak maken. Steeds meer bedrijven beseffen deze voordelen en richten zich op het bieden van een betere klantervaring vanaf het begin.
• Stijging van het maken van afspraken via de mobiele app: volgens het onderzoek dat eMarketer in 2018 publiceerde, brengen volwassenen in de VS gemiddeld drie uur en 35 minuten per dag door op hun mobiele telefoon. Daarvan wordt 90% van de tijd besteed aan het gebruik van mobiele apps. Dit betekent dat meer en meer potentiële klanten uit de VS een duidelijke voorkeur hebben voor bedrijven en leveranciers die het via de mobiele app maken van afspraken aanbieden.