Wat is personeelsplanning software?

Personeelsplanning software helpt kleine bedrijven bij het organiseren en beheren van personeelswerkschema's. Deze oplossingen bieden gebruikers opties voor het zij-aan-zij bekijken van schema's om de toewijzing van taken en diensten op basis van de beschikbaarheid van de werknemer te vereenvoudigen.

Bovendien laten deze oplossingen de medewerkers hun schema's bekijken, evenals een algemeen teamschema, in realtime, en wijzigingen aanbrengen via een planningsinterface.

De voordelen van personeelsplanning programma's

• Snellere personeelsplanning: handmatige personeelsplanning is een tijdrovend proces, waarbij handmatige beschikbaarheidsvragen en een aanzienlijke hoeveelheid gegevens moeten worden ingevoerd. Personeelsplanning tools bevatten functies die deze handmatige inspanningen elimineren en managers helpen medewerkers op efficiënte wijze in te plannen. Deze oplossingen slaan bijvoorbeeld verlofinformatie op en zorgen ervoor dat werknemers niet worden ingepland om te werken terwijl ze op vakantie zijn, en ze bevatten aanpasbare planningssjablonen zodat gebruikers niet elke keer opnieuw hoeven te beginnen als ze een nieuw schema maken.
• Efficiënt beheer van ploegendiensten: personeelsplanning software helpt gebruikers ook om veranderingen in ploegendiensten op efficiënte wijze te beheren. In geval van onverwachte afwezigheid stellen deze systemen de managers op de hoogte van de vereiste personeelswisselingen en geven ze een lijst van beschikbare teamleden om te helpen bij het vinden van een vervangende medewerker. Sommige personeelsplanning tools bieden ook mobiele functionaliteit waarmee managers dit proces onderweg kunnen beheren.
• Naleving van de arbeidswet: personeelsplanning tools geven gebruikers realtime rapporten over geplande uren, berekenen nauwkeurig de overuren en helpen te waarborgen dat de betaling van overuren in overeenstemming is met de wettelijke normen.

Algemene functies van personeelsplanning software

• Agendabeheer: het invullen van werknemersagenda's op basis van hun schema's. Agenda's worden in realtime bijgewerkt om de veranderingen in het schema weer te geven.
• Werknemersbestand: het registreren van werknemersgegevens als demografie, beschikbaarheid en rol binnen een organisatorische hiërarchie.
• Wisselen van dienst: het beheren van verzoeken voor het wisselen van diensten op basis van de beschikbaarheid van werknemers. Sommige personeelsplanning programma's bieden ook een portaal voor het indienen van verzoeken voor het wisselen van diensten.
• Tijdklok: het registreren van de inklok- en uitkloktijd van werknemers. Deze informatie wordt gebruikt om de lonen te berekenen op basis van het aantal gewerkte uren en overuren.
• Bijhouden van vakantie/verlof: het bijhouden van verlofaanvragen en vakanties van werknemers.

Overwegingen bij de aankoop van personeelsplanning software

• Rapportage en analyse: personeelsplanning programma's helpen managers bij het optimaliseren van hun planningsproces. Deze systemen leveren rapporten op die kleine bedrijven kunnen helpen bij het opstellen van hun personeelsbeheerstrategieën. Zo kunnen rapporten over de duur van de ploegendienst helpen om het aantal overuren te verminderen, doordat managers de werkdruk van de werknemers in realtime efficiënt kunnen bijhouden. Rapporten over de werkdruk helpen het management ook bij het nemen van beslissingen over het aannemen van personeel. Kleine bedrijven moeten de rapporteringsfunctionaliteit van de producten evalueren alvorens een definitieve aankoop te doen.
• Mobiele toegang: door de toenemende mobilisatietrend van het personeel van kleine bedrijven worden mobiele apps steeds meer een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Deze trend stuurt de vraag naar mobiele toepassingen in personeelsplanning software. Zowel medewerkers als managers hebben baat bij het gebruik van dergelijke apps. Zo kunnen medewerkers managers op de hoogte stellen als ze niet beschikbaar zijn, zodat managers hun planning zo snel mogelijk kunnen aanpassen. Apps laten medewerkers ook hun agenda's bekijken terwijl ze op afstand werken. Bedrijven met een mobiel personeelsbestand of plannen voor de ontwikkeling ervan moeten op zoek gaan naar producten die mobiele app-functionaliteit bieden.

Belangrijke trends op het gebied van personeelsplanning software

• Kunstmatige intelligentie is de volgende grote ontwikkeling in personeelsplanning software: AI (Artificial Intelligence, kunstmatige intelligentie) is een opkomende technologie voor kleine bedrijven die bijdraagt aan de verbetering van de efficiëntie in alle verschillende bedrijfstakken. Geoptimaliseerde planning is zo'n gebied waar AI kan helpen. Kleine bedrijven weten dat overbezetting leidt tot een lagere productiviteit van de werknemers, terwijl onderbezetting leidt tot hoge kosten. AI-gebaseerde algoritmen maken het mogelijk om een optimaal planningsprogramma op te stellen op basis van criteria zoals ploegendienst, verlof en projectprioriteit.
• Chatbots voor het aannemen van personeelsplanning verzoeken: chatbots worden steeds populairder bij kleine bedrijven. Volgens onderzoek van Capterra gebruikt 68% van de kleine bedrijven in 2020 chatbots of is van plan deze te implementeren. Chatbots zijn in de ruimte van personeelsplanning programma's al ingevoerd; bedrijven zijn begonnen met het ontwikkelen van chatbots die basisverzoeken kunnen afhandelen. Een voorbeeld hiervan zijn chatbots die ziekteverlofaanvragen beheren door medewerkers een set vragen te stellen en de informatie voor goedkeuring door te sturen naar managers.