Wat is uitvaart software?

Uitvaart software helpt uitvaartcentra, mortuaria en crematoria bij het beheer van alle aspecten van de dagelijkse werkzaamheden. Door het automatiseren van de boekhouding, de inventaris en het documentbeheer biedt uitvaart software volledige controle over de back-office taken. Front-office functies stellen je in staat om uitvaartdiensten te beheren, documentatie te delen en te ondertekenen, en koopwaar en gedenktekens te delen op je website of sociale media.

De voordelen van uitvaart software

• Eenvoudigere documentatie: door gebruik te maken van elektronische sjablonen voor veelgebruikte uitvaartdocumenten kunnen klanten het benodigde papierwerk digitaal ondertekenen zonder fysiek aanwezig te zijn.
• Verbeterde klantenservice: gezien de tijdgevoelige taken die nodig zijn om je voor te bereiden op een uitvaartdienst, helpt de uitvaart software je bij het organiseren van de intake, de levertijden, de dienstroosters en de rouwkaarten. Dit maakt een zo positief mogelijke ervaring mogelijk voor je klanten in een moeilijke tijd.
• Eenvoudigere productkeuze: uitvaart software maakt het mogelijk om een catalogus van gedenkproducten samen te stellen die met klanten kan worden gedeeld op verschillende digitale platformen. Door de integratie met de boekhoudkundige component kunnen deze items naadloos worden toegevoegd aan een order/factuur voor het gemak van de facturering.
• Documentcontrole: externe documenten, zoals overlijdensakten of herdenkingsfoto's, kunnen worden geïmporteerd en digitaal worden opgeslagen, samen met de documenten die door je bedrijf worden gegenereerd. Met een permanente, centrale documentenopslagplaats kun je direct toegang krijgen tot de documentatie of deze distribueren als dat nodig is.
• Geautomatiseerde boekhouding: uitvaart software integreert de boekhouding met de serviceplanning en -bestelling, zodat klanten accuraat gefactureerd worden. Dankzij de rapporteringsfuncties kunnen bedrijfseigenaren rapporten genereren over vorderingen, schulden en voorraden.

Algemene functies van uitvaart software

• Servicebeheer: het organiseren van de taken die verband houden met een begrafenis of een crematie, zoals het inplannen van diensten en het versturen van rouwkaarten.
• Boekhouding en financiële rapportage: het bijhouden van de boekhouding en het genereren van rapportages voor schulden en vorderingen.
• Documentbeheer: het mogelijk maken om documenten digitaal te ondertekenen en het bieden van een papierloze documentbewaarplaats voor alle documenten die door het uitvaartcentrum worden gegenereerd of vereist zijn.
• Pre-need beheer: het organiseren van alle goederen en diensten die nodig zijn om de begrafenisceremonies voor te bereiden. Het bieden van digitale formuliersjablonen voor alle ondertekenbare documenten.
• Merchandising tools: het vergemakkelijken van het ontwerpen van urnen, prentjes en andere herdenkingsproducten. Het publiceren van koopwaar op je website en socialemediaberichten over de overledene.
• Voorraadbeheer: het traceren en beheren van de middelen die nodig zijn voor de uitvoering van begrafenissen en crematies.

De uitvaart software directory filtert op functie(s) om alleen opties te bekijken die voldoen aan zakelijke behoeften, wat kan helpen om je softwareshortlist te verkorten.

Overwegingen bij de aankoop van uitvaart software

• Verschillende producten voor verschillende diensten: veel producten zijn gericht op bedrijven die specifieke diensten aanbieden. Zo zijn bijvoorbeeld de inventaris- en documentvereisten voor een gecontracteerd crematorium heel anders dan die van uitvaartcentra. Zorg ervoor dat je rekening houdt met je specifieke bedrijfsbehoeften en dat je software aanschaft die aan je behoeften voldoet. Daarnaast kunnen bedrijven die een begrafenis ter plaatse verzorgen, overwegen om een app te kiezen die plot mapping en inventarisatie biedt.
• Modulair design: sommige beschikbare uitvaart software pakketten zijn modulair opgebouwd, zodat het voor ondernemers ook mogelijk is om alleen de onderdelen te kiezen die ze nodig hebben. Als een uitvaartbedrijf bijvoorbeeld al over betrouwbare merchandisingsoftware beschikt, kunnen de modules voor boekhouding en documentbeheer afzonderlijk worden aangeschaft tegen lagere kosten.

Belangrijke trends op het gebied van uitvaart software

• Gesprekschatbots bieden meer mogelijkheden voor het maken van begrafenisafspraken: gezien het emotionele leed dat de dood van een geliefde met zich meebrengt, kan het bespreken van begrafenisopties en -regelingen moeilijk zijn. Naarmate gesprekschatbottechnologieën betaalbaarder worden voor kleine tot middelgrote bedrijven, is te verwachten dat uitvaartondernemingen klanten de mogelijkheid bieden om vragen te stellen en afspraken te maken met een chatbot, waardoor de noodzaak om een eerste telefoontje te plegen of een bericht achter te laten er niet meer is.
• Gebruik van sociale media wordt verhoogd: uit de statistieken blijkt dat zelfs in de levenseindesector de traditionele marketing langzaam wordt vervangen door de aanwezigheid van sociale media. Verwacht wordt dat, naarmate deze trend zich voortzet, uitvaart software de geautomatiseerde publicatie van overlijdensberichten en herinneringsinhoud op socialemediaplatforms mogelijk maakt.