Wat zijn EDI-systemen?

EDI-systemen (Electronic Data Interchange)  helpen bedrijven gegevens en informatie uit te wisselen met hun handelspartners in een gestandaardiseerd, gestructureerd en papierloos formaat. De gegevens zijn in de vorm van documenten, zoals inkooporders, RFQ's (Request For Quotes), voorstellen, rekeningen en facturen. Elk type document heeft een gestandaardiseerde lay-out en inhoud die de informatie duidelijk weergeeft en gemakkelijk te begrijpen is voor alle betrokken partijen.

De voordelen van EDI-systemen

EDI-systemen verbinden bedrijven met elkaar in de taak van het automatisch verzenden van gestructureerde gegevens, zonder enige handmatige tussenkomst. Dit zijn een aantal van de belangrijkste voordelen van het gebruik van de software:

• Stroomlijnt je proces: EDI-systemen automatiseren het proces van het uitwisselen van documenten tussen de belangrijkste belanghebbenden, wat leidt tot een snellere levering en verwerking van informatie. Dit bespaart veel tijd die anders verspild zou worden aan het handmatig controleren en delen van documenten.
• Verbetert de informatiestroom: het verzenden en ontvangen van gegevens in een gestructureerd formaat voorkomt handmatige gegevensinvoer, de kans op onnauwkeurige gegevens en verlies of beschadiging van documenten. De stroom van nauwkeurige informatie helpt bedrijven om hun processen soepel uit te voeren en het werk op tijd gedaan te krijgen.
• Bespaart kosten: alle transacties in de software zijn elektronisch, waardoor er geen kosten meer zijn voor afdrukken, archivering, reproductie, opslag en port. EDI-systemen kunnen bedrijven de hoge boetes besparen die worden opgelegd als ze een cruciaal papieren document kwijtraken. Het voorkomt ook eventuele geschillen tussen partners als gevolg van een onleesbaar handschrift.

Algemene functies van EDI-systemen

• AS2-capaciteit: het overdragen van gegevens tussen twee servers over het internet met behulp van digitale certificaten en encryptietechnieken om de gegevens te beveiligen.
• Vertaling gegevensformaat: het vertalen van de gecodeerde EDI-formaten naar werkbare formaten die gebruikers kunnen bewerken.
• Meerdere berichtenformaten: het communiceren van berichten in meerdere formaten, inclusief sectorspecifieke standaarden zoals EDIFACT, HL7 en X12.
• Waarschuwingen/meldingen: het instellen van waarschuwingen voor belangrijke mijlpalen en activiteiten en het krijgen van direct bericht via e-mail of sms.
• Databaseondersteuning: het ondersteunen van gegevensoverdracht en -extractie in verschillende databases, zoals MySQL en Oracle.
• Documentarchivering: het comprimeren en opslaan van zelden gebruikte documenten in een opslagplaats voor toekomstig gebruik.
• Uitzonderingsbeheer: het zorgen voor regelgebaseerde workflows om niet-conforme EDI-transacties te verwerken.
• Externe integraties: het aansluiten van de toepassing op bestaande tools van derden om de gegevensuitwisseling te verbeteren.

Overwegingen bij de aankoop van EDI-systemen

• In-house versus uitbestede EDI: EDI-systemen kunnen te duur zijn voor sommige kleine en middelgrote bedrijven, omdat er speciaal IT-personeel voor nodig is om het efficiënt te laten werken. Uitbestede of beheerde EDI is een nieuw en opkomend concept op dit gebied. Een beheerde EDI-dienstverlener vraagt een startbedrag en berekent vervolgens een klein bedrag op basis van het aantal te delen documenten. Dit model is geschikt voor kleine bedrijven die slechts een paar documenten per dag delen. Het is aan te raden om je huidige en toekomstige EDI-vraag te beoordelen voordat je beslist of je het aan een derde partij wilt uitbesteden of niet.
• Niveau van integratie: EDI-systemen moeten een wisselwerking aangaan met andere software om gegevens te importeren/exporteren. Neem contact op met de leverancier om er zeker van te zijn dat de oplossing integreert met de systemen van je bedrijf en je zakenpartners. De oplossing moet ook flexibel genoeg zijn om te integreren met alle toekomstige toepassingen die je van plan bent te gebruiken.
• Gegevensbeveiligingsnormen: EDI-systemen worden veel gebruikt voor de overdracht van gevoelige documenten tussen bedrijven. Daarom is het van cruciaal belang om de veiligheidsnormen van de verkoper te controleren. Zorg ervoor dat de software voldoet aan de nieuwste beveiligingsstandaarden en dat het de gegevens tijdens het transport en in rust versleutelt.

Belangrijke trends op het gebied van EDI-systemen

• Gezondheidszorg, logistiek zullen toonaangevend zijn bij de implementatie van EDI: Wayne Marshall, VP Professional Services en ISO, EDI Staffing, denkt dat EDI niet snel zal verdwijnen. Hij merkte op dat EDI zelfs na 40 jaar nog steeds groeit, en dat het ook in de gezondheidszorg en de logistieke sector zal blijven bestaan. Het is te verwachten dat de EDI-markt de komende jaren zal blijven groeien.
• Vraag naar EDI zal groeien onder kleine bedrijven: tot een paar jaar geleden werden kleine bedrijven belast met het implementeren van dure EDI-tools om aan de eisen van hun ondernemingspartners te voldoen. Maar met SaaS-gebaseerde EDI-systemen kunnen kleine en middelgrote bedrijven met een klein budget ook aan de eisen van gegevensuitwisseling voldoen. Deze software is niet alleen goedkoop, maar biedt ook verschillende voordelen, zoals een lagere investering in infrastructuur en 24x7 databack-up. Bedrijven melden een verbeterde kwaliteit en betrouwbaarheid van de gegevensuitwisseling en lagere kosten na de migratie van hun eigen EDI-oplossing naar het SaaS-model.