Wat is salarisadministratie software?

Salarisadministratie software automatiseert het proces van het beheren van de salarissen, lonen, bonussen en inhoudingen van werknemers. Het wordt ook gebruikt om de opbouw van vrije tijd, vakantiedagen en secundaire arbeidsvoorwaarden bij te houden. Salarisadministratie software is beschikbaar als een zelfstandige toepassing of als onderdeel van een uitgebreider softwarepakket zoals HR-software of boekhoudprogramma's.

De voordelen van salarisadministratie software

• Verbeteren van de naleving: fiscale regels en voorschriften veranderen vaak. Het berekenen van belastingen is vaak een complexe zaak, waarbij het missen van deadlines voor werkgevers tot hoge boetes kan leiden. Salarisadministratie systemen helpen bedrijven om te voldoen aan de huidige wetgeving door informatie en herinneringen te verstrekken over het naleven van de vereisten. Sommige salarisadministratie software kan ook automatisch rapporten genereren voor indieningsvereisten.
• Elimineren van de noodzaak van uitbesteding: door het gebruik van een eigen salarisadministratie programma wordt het risico geëlimineerd dat de vertrouwelijke en privégegevens van werknemers aan derden worden overgedragen en behoudt het bedrijf de volledige controle over zijn financiële gegevens.
• Bieden van self-service functionaliteiten en transparantie voor werknemers: werkgevers kunnen via de salarisadministratie software hun personeel beperkte toegang geven tot de salarisgegevens. Werknemers hebben toegang tot hun eigen salarisgegevens via individuele accounts op een self-servicesite voor werknemers.
• Tijd besparen: met geautomatiseerde functionaliteiten in salarisadministratie programma's kunnen werkgevers elk aspect van het salarisadministratieproces versnellen en fouten verminderen.

Algemene functies van salarisadministratie software

• Urenregistratie: het bijhouden van urenstaten en het beheren van de aanwezigheid voor salarisverwerking.
• Beheer van salarisadministratie: het bijhouden van de aanwezigheid, salarisniveaus, secundaire arbeidsvoorwaarden, vergoedingen, verlof, voorschotten, belastingen, beleidsregels en processen voor de salarisadministratie van werknemers.
• Fiscaal beheer: het verwerken van fiscale transacties en het waarborgen van de naleving van belastingregels.
• Rapportage/analyse: het bekijken en bijhouden van relevante statistieken en het genereren van salarisadministratie rapporten, zoals salarisspecificaties, rapporten over secundaire arbeidsvoorwaarden en verlofoverzichten.
• Directe storting: het digitaal storten van salarissen vanaf bedrijfsrekeningen naar de bankrekeningen van individuele werknemers.

Overwegingen bij de aankoop van een salarisadministratie systeem

• Integraties: de oplossing voor salarisadministratie moet kunnen integreren met andere softwareoplossingen die het bedrijf gebruikt, zoals boekhouding en HR. De integratie met deze oplossingen zorgt ervoor dat de gegevens consistent zijn in alle systemen. Dit is vooral belangrijk naarmate een bedrijf groeit en de salarisadministratieprocessen complexer worden.
• Volledige kosten van de software: het is cruciaal om een salarisadministratie systeem te kiezen dat overeenkomt met het budget en de vereisten van het bedrijf. Soms omvat de prijs die op een website van een leverancier wordt vermeld niet de volledige kosten. De oplossing kan verborgen kosten met zich meebrengen, zoals afzonderlijk in rekening gebrachte functionaliteiten of kosten voor installatie, systeemupgrades, loonstrookjes of training en ondersteuning. Het is belangrijk om het tariefmodel van de leverancier te kennen, zodat onnodige verrassingen worden voorkomen.
• Naleving van de regelgeving: omdat er strikte termijnen zijn voor het indienen van belastingaangiften en aanzienlijke boetes voor het missen van een belastingtermijn, moet salarisadministratie software het bedrijf helpen om te voldoen aan de belastingwetgeving, vereisten op het gebied van sociale zekerheid, en andere relevante regelgeving. Het moet ook automatisch worden bijgewerkt wanneer de belastingwetgeving en -vereisten worden gewijzigd. Een salarisadministratie systeem moet ook in staat zijn om de juiste loonheffingen en belastingaanpassingen voor elke werknemer in te stellen.

Belangrijke trends op het gebied van salarisadministratie software

• AI kan de vragen van werknemers beantwoorden: door AI (Artificial Intelligence, kunstmatige intelligentie) ondersteunde software en AI-chatbots kunnen in het salarisadministratie systeem worden gebruikt om vragen van werknemers te beantwoorden. AI kan ook helpen bij het classificeren van werknemers in hun juiste belastingschijf. Dit alles bespaart tijd voor de HR-medewerkers.
• Geïntegreerde systemen geven een vollediger beeld van de gegevens: de integratie van het salarisadministratie systeem met andere systemen, zoals boekhouding en HR, geeft een betere controle over en inzicht in gegevens en processen. Het vermindert de duplicatie en redundantie van gegevens, waardoor organisaties een duidelijk beeld krijgen vanuit één enkele gegevensbron. Door de integratie van de salarisadministratie met het systeem voor het beheer van menselijk kapitaal krijgen organisaties een vollediger zicht op hun personeel.