Wat zijn kwaliteitsmanagementsystemen?

Kwaliteitsmanagementsystemen vormen een bedrijfsplatform dat het proces van het opsporen en controleren van productdefecten automatiseert. Deze systemen worden ook wel QMS (Quality Management System) genoemd. Managers kunnen de software gebruiken om de uiteindelijke kwaliteit te controleren en te zorgen voor verbeteringen in de processen, de productie en de omzet.

De software helpt ze bij het identificeren, isoleren en corrigeren van onvoorziene defecten in producten die kunnen leiden tot het niet voldoen aan de behoeften van de klant. Het biedt ook hulpmiddelen om de effectiviteit van reparatiepogingen te evalueren en helpt bij het handhaven van de productconformiteit volgens de internationale regelgeving. 

QMS automatiseert de workflows en stelt fabrikanten in staat om gegevens van gebruikers te verzamelen, deze te analyseren en corrigerende maatregelen te nemen om eventuele gebreken te verhelpen.

Wat zijn de voordelen van kwaliteitsmanagementsystemen?

Het behoud van consistentie en goede kwaliteit is het doel van alle bedrijven. Kwaliteitsmanagementsystemen helpen bedrijven het volgende te doen: 

• klanttevredenheid verbeteren: de sleutel tot bedrijfsgroei is het aanbieden van producten en diensten van de hoogste kwaliteit aan eindgebruikers. Het implementeren van kwaliteitsmanagementsystemen helpt bedrijven om aan de eisen van de klant te voldoen. Het verdiept ook het vertrouwen in het merk, wat de loyaliteit van de klant ten goede komt. Kwaliteitsmanagement houdt rekening met de feedback van klanten, zodat teams verbeteringen in de processen kunnen aanbrengen. 
• extra werk voorkomen om efficiënter te zijn: het implementeren van kwaliteitsprocedures zorgt ervoor dat de productieprestaties continu worden gemeten, zodat bij defecten direct corrigerende maatregelen worden genomen. Het bespaart tijd en verbetert de efficiëntie omdat de juiste evaluatietechnieken worden toegepast voor een consistente goede prestatie.  
• de financiële prestaties verbeteren: kwaliteitsmanagementprocessen kunnen leiden tot consistent goede kwaliteitsproducten en minder defecten. Het vermindert de totale kosten door minder herbewerking, minder eisen aan de buitendienst en een lagere hoeveelheid schroot uit het productieproces. Hierdoor worden de financiële prestaties van je bedrijf verbeterd.
• het marktaandeel vergroten: vanwege de hoge marktconcurrentie zijn het beheer van je strategieën en de zichtbaarheid op de markt even belangrijk. Kwaliteitsmanagementsystemen kunnen je helpen de risico's en kosten te beheersen, waardoor je verbeteringen kunt doorvoeren in het ontwikkelingsproces. Hierdoor is het systeem defectvrij en in staat om snel te reageren op kansen in de industrie, wat je marktaandeel vergroot.

Welke algemene functies hebben kwaliteitsmanagementsystemen?

Dit zijn een aantal van de meest algemene functies van kwaliteitsmanagementsystemen:

• Auditbeheer: het plannen en uitvoeren van periodieke inspecties en audits. Het zorgen dat de productieprocessen in overeenstemming zijn met de organisatorische en industriële normen.
• Nalevingsbeheer: het traceren en beheren van niet-conformiteit in de service, het product, het proces of de leverancier om ervoor te zorgen dat alle defecten op tijd worden gesignaleerd.
• Documentcontrole: het organiseren van documenten met betrekking tot alle stadia van een product in een centrale database. Het beheren en controleren van de creatie, goedkeuring en distributie van documenten en processen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de regelgeving van de sector.
• CAPA (Corrective and Preventive Actions): het creëren van een workflow om de hoofdoorzaak of fout in producten/processen te onderzoeken en actie te ondernemen om herhaling van de fouten te voorkomen.
• Risicobeheer: het identificeren, evalueren, beperken en rapporteren van risico's.
• Kwaliteitscontrole van de leverancier: het kwalificeren, selecteren en monitoren van partners in de toeleveringsketen. Het volgen van leverancierskwesties, zoals gevallen van niet-conformiteit.
• Klachtbehandeling: het verkrijgen, monitoren en beoordelen van feedback en klachten van klanten met betrekking tot producten en diensten. Het oplossen van klachten en het verbeteren van de klanttevredenheid.

Welke overwegingen zijn er bij de aankoop van kwaliteitsmanagementsystemen?

Kwaliteitsmanagement software informeert je over de risico's en gebreken in de workflows door middel van gedetailleerde rapporten. Voor het selecteren van een leverancier en de juiste tool moet je daarom uitgebreid onderzoeken wat je zakelijke behoeften zijn en welke tools beschikbaar zijn op de markt. Voordat je een oplossing koopt, zijn er een aantal belangrijke factoren waarmee je rekening moet houden:

• Flexibiliteit om je aan te passen aan bestaande processen: meestal hebben bedrijven jaren nodig om hun procedures vast te stellen. Hierdoor kan het moeilijk kan zijn om dingen te veranderen voor de implementatie van het QMS. De software moet flexibel zijn om aan de eisen van je bedrijf te voldoen, met zo min mogelijk onderbreking van bestaande processen. Je hebt misschien niet genoeg aan algemene software als je een bepaald niveau van maatwerk wilt. Overweeg software die workflows, rapportsjablonen, auditchecklisten enz. kan configureren.
• Mogelijkheid tot naadloze integratie met andere systemen: het waarborgen van de productkwaliteit is van cruciaal belang, maar onwaarschijnlijk als je verschillende tools in silo's werken. Het is essentieel dat de operationele gebieden inzicht hebben in alle processen. Dit helpt je om kwaliteitsproblemen sneller op te lossen en voorkomt verlies in de productie. De compatibiliteit van het QMS met andere systemen kan de activiteiten stroomlijnen en zorgen voor een snelle informatiestroom om de kwaliteit te behouden.
• Gegevensanalyse en rapportgeneratie: verschillende processen werken samen met het QMS, dat grote hoeveelheden data genereert. Bedrijven moeten zich richten op het analyseren van deze gegevens met behulp van een rapportage-instrument. Ze moeten inzicht krijgen in productdefecten en opbrengsttrends, die kunnen worden gebruikt om ontwikkelingsprocessen te verbeteren. Daarom kan de rapportagecapaciteit over parameters, zoals risico's, kosten en KPI's, zeer gunstig zijn voor bedrijven. Overweeg om een externe rapportagetool aan je QMS toe te voegen.

Wat zijn belangrijke trends op het gebied van kwaliteitsmanagementsystemen?

• Het IoT detecteert problemen in een vroeg stadium: omdat het IoT (Internet of Things) apparaten met elkaar laat communiceren, is het werk voor kwaliteitsmanagers gemakkelijk geworden. Het IoT geeft kwaliteitsmanagement een voorsprong, met behulp van gedigitaliseerde processen en aangesloten sensoren. Het maakt gebruik van gegevens en analyseert deze voor proactieve besluitvorming. Het IoT kan bijvoorbeeld detecteren wanneer materiaal dat niet aan de normen voldoet in de toeleveringsketen terechtkomt of wanneer een productkenmerk afwijkt van de vooraf gedefinieerde kwaliteitscriteria. Vroegtijdige detectie bespaart veel kosten en herbewerking.
• Mobiliteit zorgt voor een verbinding tussen verschillende aspecten van het bedrijfsleven: kwaliteitsmanagers moeten inspelen op het toenemende gebruik van mobiele telefoons om in realtime op de hoogte te blijven van elke procedurele verandering. Communicatie tussen verschillende segmenten, zoals productielocaties, IT-afdelingen en kwaliteitsoperatoren, versnelt de tijdgevoelige besluitvorming. Het verlaagt ook de kosten van gegevensverzameling en -analyse met 75%.