Wat zijn workflow management systemen?

Workflow management systemen coördineren de stroom van dagelijkse werkzaamheden en zorgen voor een goede uitvoering van de bedrijfsprocessen. Deze systemen bieden een samenwerkingsomgeving waarmee gebruikers hun processen moeiteloos kunnen controleren en evalueren.

Workflow management systemen helpen bedrijven bij:

• het coördineren van meerdere projecten en teamleden;
• het onderhouden van nauwkeurige en actuele project- en prestatiegegevens;
• het synchroniseren van wijzigingen in meerdere agenda's (zoals Outlook, Google Agenda en iCal);
• het testen van de effectiviteit van bedrijfsstrategieën.

De voordelen van workflow management systemen

• Efficiënt goedkeuringsbeheer: in het huidige collaboratieve zakelijke klimaat omvatten bijna alle processen het beheer van goedkeuringen. Dit betekent dat vertragingen in het goedkeuringsproces leiden tot vertragingen in het gehele proces en een verminderde efficiëntie. Workflow management systemen automatiseren verschillende stadia van het goedkeuringsproces door gebruikers goedkeuringsaanvragen te laten indienen, goedkeurders toe te wijzen en deadlines vast te stellen. Na het opstellen van goedkeuringsaanvragen sturen deze systemen automatisch e-mailmeldingen naar de verantwoordelijke partijen.
• Effectieve samenwerking aan processen: de meeste processen op de werkplek omvatten teambrede samenwerking, samenwerking tussen afdelingen en samenwerking tussen organisaties. Het handmatig beheren van deze samenwerkingsprocessen op basis van verschillende methoden is tijdrovend en omslachtig. Workflow management systemen helpen gebruikers hun samenwerkingsprocessen te ontwerpen, aan te passen en te controleren met behulp van aangepaste formulieren, processtromen, portals voor aanvragen voor proceswijziging en goedkeuringsbeheer.
• Verbeterde zichtbaarheid van de teamprestaties: workflow management systemen fungeren als een gecentraliseerde opslagplaats voor procesgerelateerde gegevens, waaronder lopende taken, in behandeling zijnde en voltooide goedkeuringen en voltooide taken. Workflow management systemen gebruiken deze informatie voor het maken van rapporten over de procesprestaties binnen een bedrijf. Managers kunnen ook KPI's voor hun teamleden implementeren en medewerkers beoordelen op vooraf vastgestelde kenmerken, zoals tijdigheid en efficiëntie.

Algemene functies van workflow management systemen

• Automatisering van bedrijfsprocessen: het ontwerpen van procesworkflows met behulp van een interface op basis van slepen en neerzetten. Gebruikers kunnen formulieren toevoegen om de gegevens voor elke stap van het proces vast te leggen.
• Taakbeheer: het creëren van standaard takenlijsten en checklists voor verschillende processtappen en het in realtime bijhouden van de voortgang van taken.
• Workflowconfiguratie: het bepalen van de volgorde van fasen (bijvoorbeeld goedkeuring, beoordeling, enz.) binnen een proces en het ontwerpen van processtromen.
• Toegangsbeheer/machtigingen: het beheren van gegevenstoegang voor personen of groepen op basis van hun hiërarchie of afdeling.
• Controle van het goedkeuringsproces: het beheren van goedkeuringen in verschillende fasen; de verantwoordelijke partijen worden op de hoogte gebracht wanneer er goedkeuringsaanvragen worden gegenereerd.
• Agendabeheer: het bijhouden van einddatums voor activiteiten en taken met behulp van een agenda. Gebruikers kunnen deze informatie synchroniseren met agendatools zoals Outlook en Google Agenda.

Overwegingen bij de aankoop van workflow management systemen

• Rapportage en analyse: workflow management systemen vereenvoudigen de werklast van managers door het verstrekken van realtime prestatierapporten over verschillende processtappen, zoals in uitvoering, beoordeling en goedkeuring. Deze systemen kunnen ook inzichten voor procesverbetering bieden door gebruikers te helpen bij het identificeren van knelpunten en het elimineren van redundanties. Door de software gegenereerde rapporten volgen en tonen ook de prestaties van individuele medewerkers en teams, en helpen managers bij het ontwerpen van trainingsplannen. Bedrijven moeten hun behoeften op het gebied van rapportage en analyse duidelijk definiëren en aan de hand daarvan verschillende workflow management tools evalueren.
• WYSIWYG formulierenontwerpfunctie: procesgegevens vormen de kern van workflow management systemen. Deze gegevens verzekeren niet alleen bij elke stap de kwaliteit van de producten, maar bieden de gebruikers ook zinvolle inzichten voor de verbetering van prestaties. Dit betekent dat het efficiënt vastleggen van gegevens van cruciaal belang is voor workflow management systemen. Met behulp van formulierontwerpfuncties op basis van WYSIWYG (What You See Is What You Get, je krijgt wat je ziet) kunnen gebruikers formulieren aanmaken met aangepaste velden, lettertypes, formaten en lay-outs. Deze functionaliteit stelt gebruikers ook in staat om proceslogica te implementeren (bijvoorbeeld: op basis van een specifieke formulierselectie wordt één proces automatisch doorgestuurd voor goedkeuring), en zorgt ervoor dat voor elke fase de verplichte velden worden ingevuld. Bedrijven met onvoldoende capaciteiten voor het vastleggen van gegevens moeten op zoek gaan naar workflow management systemen die deze functionaliteit bieden.

Belangrijke trends op het gebied van workflow management systemen

• Machine learning bevordert de automatisering in workflow management: machine learning helpt gebruikers bij het ontwerpen van workflows en processen met minimale betrokkenheid van mensen. Met behulp van door machine learning ondersteunde oplossingen kunnen marketeers geautomatiseerde workflows voor hun campagnes creëren, en andere gebruikers kunnen voor elke procesfase geautomatiseerde takenlijsten en procesformulieren aanmaken. De invoering van machine learning door kleine en middelgrote bedrijven (het MKB) blijft groeien. Uit onderzoek van Capterra blijkt dat 53% van het MKB deze technologie momenteel gebruikt of van plan is deze in de komende twee jaar in hun bedrijf te gaan gebruiken.
• Chatbots zullen een grotere rol spelen in workflow management systemen: chatbots zijn gespreksinterfaces die de menselijke communicatie simuleren en gebruikers helpen met basisfuncties. Via chatbots kunnen gebruikers hun taken automatiseren met behulp van schriftelijke aanwijzingen. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld een chatbot opdracht geven om binnen een proces een nieuwe workflow of taak aan te maken zonder handmatig door de oplossing te navigeren. Met de toenemende invoering van chatbots in het MKB kan worden verwacht dat er de komende jaren meer functionaliteiten voor chatbots in workflow management systemen zullen verschijnen.