Contract management software stelt organisaties van alle soorten en maten in staat om contracten op te stellen, op te slaan en te beheren gedurende hun hele levenscyclus. Deze systemen helpen gebruikers bij het opstellen van contracten, het definiëren van voorwaarden en het bijhouden van kritieke mijlpalen. Een goed georganiseerd contract management platform stelt bedrijven in staat om hun relaties met leveranciers, werknemers en klanten efficiënt te beheren naarmate hun bedrijf groeit.

De voordelen van contract management software

• Verbeterde productiviteit: het opstellen van contracten is een vervelende, tijdrovende taak die bij elke stap redactie en juridisch toezicht vereist. De meeste bedrijven hebben geen tijd te verliezen, en contract management software kan de efficiëntie van het opstellen van contracten verbeteren door middel van vooraf opgestelde contractsjablonen die met minimale aanpassingen kunnen worden gebruikt om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen. Dit bespaart tijd en moeite en stelt bedrijven in staat om in minder tijd over te gaan tot het delen en ondertekenen.
• Georganiseerde opslag: bedrijven moeten veel contracten opslaan, beheren en ophalen, wat een operationele nachtmerrie kan zijn als de papieren kopieën worden opgeslagen en doorzocht. Contract management software verlicht deze last door contracten op te slaan in een digitale, georganiseerde opslagplaats. Gebruikers kunnen met een paar toetsaanslagen en -klikken het hele archief doorzoeken en zelfs filteren op naam, datum, partij, regio, transactiewaarde en meer.
• Beperken van risico's: volgens Gartner worden 60 tot 80% van de B2B-deals nu via contracten beheerd. Dit betekent dat contractbreuk of het missen van deadlines niet alleen leidt tot omzetverlies, maar ook het imago van een merk schaadt. Ander onderzoek suggereert dat ineffectief contract management kan leiden tot een verlies van maximaal 9,2% van de jaarlijkse omzet, een aanzienlijk verlies ongeacht de omvang van het bedrijf. Een goed geïmplementeerd contract management systeem helpt alle belanghebbenden om te voldoen aan alle overeengekomen voorwaarden en om de belangrijkste contractmijlpalen/deadlines bij te houden. Deze systemen kunnen ook onvoorziene risico's beperken door belanghebbenden te waarschuwen om contracten te verlengen vóór een vervaldatum en om onderbreking van de dienstverlening te voorkomen.

Algemene functies van contract management software

• Opstellen van contracten: het vaststellen van de algemene voorwaarden van een contract.
• Documentbeheer: het beheren van contracten en gerelateerde documenten in een goed gecategoriseerde volgorde.
• Beheer van de werkstroom: het instellen, toewijzen, uitvoeren en op volgorde controleren van de bedrijfsactiviteiten.
• Beheer van de levenscyclus van contracten: het beheren van alle workflows die betrokken zijn bij de levenscyclus van een contract, van het opstellen tot aan de onderhandeling en de ondertekening tot aan de afloop of verlenging ervan.
• Voltooiing: het bijhouden van alle contractmijlpalen en het controleren of alle voorwaarden volgens het contract zijn geïmplementeerd/voltooid.
• Zoeken in volledige tekst: het zoeken naar contracten en gerelateerde documenten (en de inhoud daarvan) met behulp van een tekststring.

Overwegingen bij de aankoop van contract management software

• Beveiliging van contractgegevens: contracten zijn kritieke activa van elk bedrijf, wat betekent dat hun veiligheid en beveiliging van het grootste belang is voor de organisatie. De meeste contract management software op de markt is cloudgebaseerd, wat betekent dat het essentieel is om de databeveiligingsstandaarden van elke oplossing die op de shortlist staan te evalueren, evenals de beveiligingsstandaarden van de softwareleverancier. Evalueer of de software voldoet aan de relevante sectorspecifieke normen en bepaal of de leverancier zijn clouddiensten in stand houdt met adequate backup- en recovery-diensten.
• Full-text zoekmogelijkheden, en rapporteringsniveaus: geavanceerde oplossingen voor contract management moeten niet alleen kunnen zoeken naar contracten en gerelateerde documenten, maar ook naar content binnen deze documenten door middel van full text-gebaseerde zoekopdrachten. Zoek naar een oplossing die contractuele gegevens kan analyseren en relevante inzichten kan presenteren via een analytics dashboard dat niet alleen de belangrijkste contractuele voorwaarden weergeeft, maar ook deadlines en missiekritische mijlpalen bijhoudt. In het ideale geval moet het systeem de gebruikers op de hoogte kunnen brengen als het afwijkingen in de uitvoering van een contract vaststelt.

Belangrijke trends op het gebied van contract management software

• Kunstmatige intelligentie en machine learning zullen de contracten verbeteren: verkopers van contract management software zijn begonnen met het toevoegen van AI en machine learning capaciteiten aan hun oplossingen. AI kan de algemene voorwaarden in een concept analyseren en met slimmere clausules en zinnen komen om sterkere contracten te creëren. AI kan ook helpen bij het verbeteren van de doorzoekbaarheid van contracten en contractuele gegevens wanneer er duizenden contracten moeten worden doorzocht.
• Contracten worden complexer dan ooit tevoren: bedrijven breiden zich uit naar nieuwe gebieden, breken tientallen jaren oude tradities van zakendoen en nemen extra stappen om deals te sluiten. Hierdoor is de vraag naar meer gepersonaliseerde contracten, met diverse contractmodellen en licentiemogelijkheden, toegenomen. De verwachting is dat deze trend om verder te gaan dan de traditionele "one-size-fits-all" contractmodellen zich zal voortzetten.