Helpt Belgische bedrijven al 15 jaar
bij het vinden van de juiste software

DMS-systemen

DMS-systemen (Documentmanagementsystemen) automatiseren het documentbeheerproces van de creatie tot de opslag en de distributie binnen een bedrijf. Zo wordt de efficiëntie verhoogd en de kosten van het bijhouden van papieren documenten en de rommel die je ervan hebt, verlaagd. Documentmanagementsystemen bieden oplossingen voor veel verschillende documentbehoeften. Dat betreft niet alleen niet-specifieke items in grote hoeveelheden, zoals standaardformulieren, maar ook zeer specifieke items in kleine hoeveelheden, zoals één-op-één correspondentie. Gebruik Capterra in België om het juiste DMS-systeem voor jouw bedrijf te vinden. Zie ook: IT asset management software en kennismanagement software.

Uitgelichte software

Software met meeste reviews

Bekijk de producten in de categorie DMS-systemen met de meeste reviews van onze gebruikers

Lokale producten voor België

België Lokale producten weergeven

332 resultaten

Fluid Topics transformeert je technische documentatie tot gepersonaliseerde contentervaringen. Meer informatie over Fluid Topics
Fluid Topics is het toonaangevende platform voor het leveren van content (CDP) voor technische documentatie. De CDP is een softwareoplossing die alle soorten documentatie verzamelt en verenigt, ongeacht de oorspronkelijke bron en indeling. Vervolgens stuurt de CDP de relevante content naar digitale kanalen, apparaten en toepassingen, afgestemd op de behoeften en omgeving van de gebruiker. Meer informatie over Fluid Topics

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Met onze oplossing kun je inkoopfacturen, servicemeldingen, orderbevestigingen, bestelbonnen of declaraties snel verwerken. Meer informatie over Whitevision
Wil jij in een efficiënte en eenvoudige manier inkomende documenten verwerken en boeken naar jouw ERP-systeem? WhiteVision biedt een oplossing. Met onze oplossing kun je snel en gemakkelijk elke inkoopfactuur, servicekennisgeving, orderbevestiging, bestelformulier of declaratie verwerken. Op deze manier heb jij de ruimte om je te concentreren op uitdagende taken waarmee je meer waarde toevoegt aan jouw organisatie. Meer informatie over Whitevision

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Bespaar tijd met Vook.ai, het snelle, nauwkeurige en veilige transcriptieplatform, tegen een scherpe prijs. Meer informatie over Vook.ai
Bespaar tijd met Vook.ai, het snelle, nauwkeurige en veilige transcriptieplatform, tegen een scherpe prijs. Met deze professionele tool wordt transcriptie in recordtijd uitgevoerd: een audio-opname van enkele uren wordt in slechts enkele minuten getranscribeerd. Alle bestanden en transcripties worden versleuteld om de vertrouwelijkheid van je gegevens te waarborgen. Dit alles met een gratis proefversie van 30 minuten, daarna slechts € 3 per uur of minder via maandelijkse abonnementen. Vook.ai biedt een hoge kwaliteit van sprekeridentificatie om je vergaderingen nauwkeurig te transcriberen. Je kunt je transcriptie ook vertalen en bewerken en hem in verschillende indelingen exporteren. Meer informatie over Vook.ai

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Alobees is een web- en mobiele toepassing voor bouwprofessionals. Meer informatie over Alobees
Alobees biedt bouwprofessionals een eenvoudige en intuïtieve web- en mobiele toepassing om de monitoring van je werklocaties te vereenvoudigen. Als echt alternatief voor Excel kun je al je werknemers plannen en hun werkuren met één klik bijhouden. Met Alobees kun je ook de communicatie tussen teams bevorderen door het delen van documenten en de communicatie op sitespecifieke nieuwsfeeds te vereenvoudigen. Je kunt ook specifieke taken toewijzen en de voltooiing ervan volgen. Bespaar tijd met Alobees. Meer informatie over Alobees

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
AppQual is software voor webkwaliteit- en QHSE-beheer (Quality, Health, Safety and Environment). Je kun er je al je actieplannen, audits, non-conformiteiten en claims mee beheren. Meer informatie over AppQual
AppQual is software voor webkwaliteit- en QHSE-beheer (Quality, Health, Safety and Environment). Je kunt er je al je actieplannen, audits, non-conformiteiten en claims mee beheren. AppQual is ergonomisch, maar is ook heel gemakkelijk in te stellen en heel eenvoudig om je indicatoren mee te bewerken. Met AppQual kun je ook je QHSE-documentatie, je checklists, je vaardighedenmatrix, je leveranciersevaluaties, je FMEA's (Failure Modes and Effects Analysis) en je workflows beheren. AppQual kan worden gebruikt in versies met meerdere locaties en meerdere talen. Meer informatie over AppQual

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Templafy verbetert de merkconsistentie en productiviteit voor documenten, presentaties en e-mails die in grote ondernemingen worden gecreëerd. Meer informatie over Templafy
Templafy is de slimme manier om sjablonen voor bedrijfsdocumenten en merkmiddelen binnen je organisatie te beheren, dynamisch bij te werken en te delen. Het is een oplossing die communicatie- en nalevingsteams kunnen beheren, IT kan vertrouwen en je werknemers graag gebruiken. Templafy is een ander aspect van het ecosysteem voor documenten; ontworpen om de productiviteit te verhogen en naleving te garanderen in alle fasen van de documentworkflow. Verhoog de productiviteit, zorg voor naleving en maximaliseer het rendement in bestaande IT-infrastructuren. Meer informatie over Templafy

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Webgebaseerde app ontworpen om spreadsheets en documenten online op te slaan, te maken en te bewerken. Er zijn sjablonen, grafieken en opmerkingen beschikbaar.
Webgebaseerde app ontworpen om spreadsheets en documenten online op te slaan, te maken en te bewerken. Er zijn sjablonen, grafieken en opmerkingen beschikbaar. Meer informatie over Google Docs

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Platform voor het delen van bestanden waarmee gebruikers contacten, foto's, video's, presentaties, opnames en meer kunnen opslaan en delen.
Platform voor het delen van bestanden waarmee gebruikers contacten, foto's, video's, presentaties, opnames en meer kunnen opslaan en delen. Meer informatie over Google Drive

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Dropbox Business is de veilige oplossing voor het delen en opslaan van bestanden – geliefd bij werknemers en vertrouwd door IT-beheerders. Ga vandaag nog gratis aan de slag!
Dropbox Business is een centrale werkruimte die teams helpt georganiseerd te blijven en hun werk soepel te laten verlopen. Alle content van je team bevindt zich op één plek, waardoor je gemakkelijk kunt samenwerken en je kunt concentreren op het werk dat ertoe doet. Dropbox Business wordt wereldwijd vertrouwd door meer dan 300.000 zakelijke teams en meer dan 50% van de Fortune 500 om zijn toonaangevende bestandssynchronisatie, samenwerking en uitgebreide beheer- en beveiligingsfuncties die worden opgeschaald naarmate teams groeien. Meer informatie over Dropbox Business

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Een reeks samenwerkingsproducten voor teams en kleine bedrijven. Webconferenties, bestandsdeling en planning in de cloud.
Een reeks samenwerkingsproducten voor teams en kleine bedrijven. Webconferenties, bestandsdeling en planning in de cloud. Meer informatie over Google Workspace

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Een geïntegreerd pakket met toepassingen omvat e-mail, agenda en adresboek die 24/7 toegankelijk zijn via internet.
Microsoft 365 is meer dan alleen Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Het biedt krachtige services zoals zakelijke e-mail, online opslag en teamworkoplossingen waar je vanaf overal toegang toe hebt. Breng teams en middelen samen met oplossingen zoals Microsoft Teams en Skype voor Bedrijven, waardoor het samenwerken productiever en aangenamer wordt, ongeacht waar deelnemers zich bevinden. Meer informatie over Microsoft 365

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Webgebaseerde software waarmee je bestanden en foto's kunt openen en delen op pc, Mac, Android en iOS.
Webgebaseerde software waarmee je bestanden en foto's kunt openen en delen op pc, Mac, Android en iOS. Meer informatie over OneDrive

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
DocuSign verandert de manier van zakendoen door iedereen in staat te stellen om altijd, overal en op elk apparaat met vertrouwen en zekerheid transacties uit te voeren.
DocuSign verandert de manier van zakendoen doordat het meer dan 250.000 bedrijven en meer dan 100 miljoen gebruikers in 188 landen in staat stelt om overeenkomsten altijd, overal en op elk apparaat met vertrouwen en zekerheid te verzenden, ondertekenen en beheren. DocuSign vervangt afdrukken, faxen, scannen en het versturen van papieren documenten om zaken af te handelen. De technologie stelt organisaties van elke omvang, sector en geografie in staat om elke overeenkomst volledig digitaal te maken, om het bedrijf vooruit te helpen. Meer informatie over Docusign

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Box is een platform voor het beheer van documenten, bedrijfsmiddelen en content.
Upgrade je strategie voor informatiebeheer met het lokale levenscyclusbeheer dat je organisatie nodig heeft om risico's te verminderen zonder de productiviteit te beïnvloeden. Stroomlijn hoe je de levenscyclus van de content beheert die bedrijfsprocessen aandrijft met flexibele retentieschema's, behoud voor verdedigbare ontdekking en dispositiebeheer. Meer informatie over Box

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Toepassingen en bureaublad delen en bekijken, annotatietools, chatberichten, webdia's en whiteboards.
Toepassingen en bureaublad delen en bekijken, annotatietools, chatberichten, webdia's en whiteboards. Meer informatie over Microsoft SharePoint

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
monday.com Work OS maakt het eenvoudig om alle documentprocessen in je organisatie te creëren, centraliseren, volgen en automatiseren.
Met monday.com Work OS kun je alle documenten en formulieren op één plek creëren, opslaan en beheren. Automatiseer het creëren en goedkeuren van documenten om de efficiëntie te verhogen en fouten te minimaliseren, deel en werk in realtime samen aan documenten en maximaliseer de beveiliging door ze op één plek te centraliseren. Volg en bekijk eerdere bewerkingen via de zoekfunctie voor documenten en standaardiseer documentprocessen om je team op één lijn te houden. monday.com zorgt voor efficiënter documentbeheer in een werkruimte voor samenwerking. Meer informatie over monday.com

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Confluence kan je enige bron van waarheid zijn. Gebruik de tool om informatie efficiënt op te slaan en over je hele organisatie te delen.
Organisaties worden steeds digitaler. De dagen waarop er een papieren administratie over belangrijke documenten werd bijgehouden, zijn voorbij. Sluit je aan bij de digitale beweging door van Confluence je enige documentbeheersysteem te maken. Word efficiënter door één bron van waarheid te bouwen en met één klik belangrijke informatie binnen je organisatie te verspreiden. Meer informatie over Confluence

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Wrike is software voor samenwerking die wordt gebruikt voor documentbeheer met visuele controle, realtime samenwerking en Kanbanborden.
Wrike is software voor werkmanagement die wordt vertrouwd door meer dan 20.000 bedrijven wereldwijd. Stroomlijn je documentbeheer met cloudgebaseerde, in-context bestandsopslag. Deel documenten binnen aangepaste aanvraagformulieren en taken, verkort je goedkeuringscycli met visuele controle en tag snel teamgenoten voor eventuele bestandsverzoeken. Versnel je levering dankzij de meer dan 400 integraties van Wrike, inclusief andere documentbeheersystemen. Documenten zijn gemakkelijk te vinden en taakdiscussies en updates zijn binnen enkele seconden zichtbaar. Meer informatie over Wrike

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Cloudgebaseerde en lokale projectmanagementoplossing waarmee bedrijven van elke omvang notities, taken, projecten, databases en meer kunnen beheren.
Cloudgebaseerde en lokale projectmanagementoplossing waarmee bedrijven van elke omvang notities, taken, projecten, databases en meer kunnen beheren. Meer informatie over Notion

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
De app waarmee je elk Microsoft Word-document, Excel-spreadsheet en Powerpoint-bestand kunt maken, bewerken en bekijken.
De app waarmee je elk Microsoft Word-document, Excel-spreadsheet en Powerpoint-bestand kunt maken, bewerken en bekijken. Meer informatie over LibreOffice

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
BIM 360 is de perfecte tool voor project-, veld- en BIM-managers om de levering te versnellen, geld te besparen en risico's te verminderen.

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Ideaal voor bedrijven van elke omvang. Het is een tool voor het maken van formulieren waarmee gebruikers enquêteformulieren kunnen maken en tegelijkertijd inzendingen kunnen beoordelen.
Ideaal voor bedrijven van elke omvang. Het is een tool voor het maken van formulieren waarmee gebruikers enquêteformulieren kunnen maken en tegelijkertijd inzendingen kunnen beoordelen. Meer informatie over Jotform

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Clio biedt een krachtige reeks tools om moderne juridische professionals te helpen bij het runnen, uitbreiden en beheren van hun bedrijven, van intake tot factuur.
Clio vergemakkelijkt de dagelijkse activiteiten van juridische professionals van over de hele wereld met intuïtieve tijdregistratie, facturering, matter-management, mobiele apps en meer, voor het stroomlijnen van elke taak, van intake tot factuur. Met Clio Manage, de populairste juridische praktijkbeheersoftware ter wereld, en Clio Grow, een juridisch CRM-platform om je te helpen je klantenrelaties beter te beheren, biedt de Clio Suite alles wat je nodig hebt om je advocatenkantoor te runnen, uit te breiden en te beheren. Meer informatie over Clio

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
Gratis app om pdf-bestanden te beheren, alleen of in bulk, via het web. Je kunt pdf's binnen enkele seconden samenvoegen, comprimeren, splitsen en converteren.
Gratis app om pdf-bestanden te beheren, alleen of in bulk, via het web. iLovePDF biedt een toolkit om pdf's binnen enkele seconden samen te voegen, te comprimeren, splitsen, converteren, van watermerk te voorzien en te ontgrendelen. iLovePDF converteert ook van/naar hoofdprogramma's van Office zoals Power Point, Excel en Word. Meer informatie over iLovePDF

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden
PandaDoc is een alles-in-ééntool om snel en gemakkelijk formulieren en andere zakelijke documenten te maken, te bewerken, te verzenden, te volgen en elektronisch te ondertekenen.
PandaDoc is een alles-in-ééntool om snel en gemakkelijk formulieren te maken, te bewerken, te volgen en elektronisch te ondertekenen. Ontdek een betere manier om professioneel ogende formulieren te genereren. Sluit meer deals met een onbeperkt aantal elektronische handtekeningen, herbruikbare sjablonen, in-appbewerking, CRM-integratie en 24/7 live ondersteuning. Onze gemiddelde gebruiker maakt een formulier in minder dan 4 minuten en ziet een stijging van 20% in het aantal gesloten deals. Voeg je bij 50.000 bedrijven die formulieren automatiseren, de pijplijn versnellen en meer deals binnenhalen! Meer informatie over PandaDoc

Functies

  • Toegangsopties/machtigingen
  • Elektronische handtekening
  • Samenwerkingstools
  • Documentenclassificatie
  • Bestandsconversie
  • Versiebheer
  • Bestanden delen
  • Compliance bijhouden
  • Archiveren en retentie
  • Documenten genereren
  • Integraties van derden

Kopersgids voor DMS-systemen

Wat zijn DMS-systemen?

DMS-systemen helpen gebruikers bij het maken, opslaan en delen van documenten, van standaardformulieren en contracten tot persoonlijke correspondentie. Deze toepassingen bevatten functionaliteiten zoals het vastleggen van afbeeldingen, doorzoeken van documenten en toegangsbeheer waarmee gebruikers eenvoudig door zakelijke documenten kunnen navigeren.

De voordelen van DMS-systemen

DMS-systemen kunnen de digitale transformatie van je bedrijf ondersteunen door de noodzaak van handmatig papierwerk te elimineren.

Hieronder staan enkele voordelen van het gebruik van een DMS-systeem:

  • Overal en altijd toegang tot documenten.
  • Samenwerken door middel van het delen van bestanden.
  • Het beschermen van bedrijfskritieke documenten tegen ongeoorloofde toegang, cybercriminaliteit, ransomware en natuurrampen.
  • Verlaging van de kosten voor het opslaan van fysieke documenten.

Algemene functies van DMS-systemen

  • Documenten vastleggen: het gebruikmaken van beeldregistratietechnologie om gedrukte documenten te digitaliseren. Geavanceerde platforms bieden functionaliteit voor OCR (optical character reader, optische lezer) en zoeken.
  • Het opslaan van documenten: het opslaan, openen, delen en bewerken van documenten via een gemeenschappelijk platform.
  • Zoeken in volledige tekst: het zoeken naar relevante bestanden en documenten door trefwoorden in een zoekvak te typen.
  • Toegang/toestemming beheren: het beheren van de toegangsrechten tot documenten voor bepaalde personen of een groep, en bepalen wie er documenten kan bekijken en/of bewerken.
  • Tools voor samenwerking: het delen van documenten met personen of een groep mensen, en hen in staat stellen om documenten te bewerken en opmerkingen toe te voegen.
  • Documentarchief: het creëren van een gecentraliseerde opslagplaats voor het opslaan van vertrouwelijke en gearchiveerde gegevens voor toekomstig gebruik.

Overwegingen bij de aankoop van DMS-systemen

  • Integratiecapaciteiten: om optimaal gebruik te maken van een DMS-systeem, moeten gebruikers deze integreren met andere belangrijke bedrijfssystemen zoals oplossingen voor boekhouding, customer relationship management (CRM), en HR. Deze integraties helpen je niet alleen om gebruik te maken van de capaciteiten voor het opslaan en delen van documenten binnen het DMS-systeem, maar stellen je ook in staat om een tekstzoekopdracht voor documenten binnen het hele bedrijf uit te voeren. Zo helpt een integratie van een DMS-systeem met een boekhoudoplossing gebruikers bij het indexeren en opslaan van boekhoudkundige en financiële documenten, wat nuttig is voor de toegang tot documenten tijdens interne of externe audits.
  • Gegevensbeveiliging: kleine bedrijven worden geconfronteerd met zowel externe bedreigingen voor de gegevensbeveiliging (zoals hacking en inbreuken op de gegevensbeveiliging) als interne bedreigingen voor de gegevensbeveiliging (zoals diefstal door werknemers). Omdat het DMS-systeem de opslagplaats is van belangrijke zakelijke documenten, is dit systeem veel gevoeliger voor een inbreuk op de gegevensbeveiliging. Om elk gegevensverlies te vermijden moet je ervoor zorgen dat het DMS-systeem dat je selecteert is uitgerust met de nieuwste beveiligingsprotocollen en -methoden. Deze omvatten beveiliging via 256-bit Advanced Encryption Standard (AES) en versleuteling door middel van SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
  • Behoeften voor het scannen en de beeldverwerking van documenten: het scannen en de beeldverwerking van documenten helpt gebruikers doordat ze papieren documenten kunnen scannen en deze vervolgens indexeren met behulp van een reeks trefwoorden. Digitale opslag in combinatie met nauwkeurige indexering helpt gebruikers bij het zoeken naar deze documenten. Sommige producten bieden ook OCR (optical character recognition, optische tekenherkenning), waarmee gebruikers handgeschreven documenten kunnen omzetten naar een digitaal formaat. Voor kopers die veel met fysieke documentatie werken, moet de shortlist producten met deze functionaliteit bevatten.
  • Bedrijven willen een nauwere integratie tussen project management tools en DMS-systemen: binnen een bedrijf strekt de samenwerking zich uit over verschillende teams. Om de operationele efficiëntie te verbeteren, stappen bedrijven over op geïntegreerde tools die tijd en moeite besparen bij het schakelen tussen verschillende programma's. Daarom willen bedrijven hun project management tools integreren met het DMS-systeem, zodat gebruikers tijdens het werken aan een project hun documenten kunnen delen.
  • De toekomst van documentbeheer is mobiel: met een toename in het gebruik van mobiele apparaten zijn mobiele capaciteiten een prioriteit voor kleine bedrijven De verwachting is dat leveranciers steeds meer mobiele diensten zullen aanbieden, zoals mobiele responsieve interfaces, mobiele apps en klantportals.