Helpt Belgische bedrijven al 15 jaar
bij het vinden van de juiste software

DMS-systemen

DMS-systemen (Documentmanagementsystemen) automatiseren het documentbeheerproces van de creatie tot de opslag en de distributie binnen een bedrijf. Zo wordt de efficiëntie verhoogd en de kosten van het bijhouden van papieren documenten en de rommel die je ervan hebt, verlaagd. Documentmanagementsystemen bieden oplossingen voor veel verschillende documentbehoeften. Dat betreft niet alleen niet-specifieke items in grote hoeveelheden, zoals standaardformulieren, maar ook zeer specifieke items in kleine hoeveelheden, zoals één-op-één correspondentie. Gebruik Capterra in België om het juiste DMS-systeem voor jouw bedrijf te vinden. Zie ook: IT asset management software en kennismanagement software.

België Lokale producten weergeven

316 resultaten

Met onze oplossing kun je inkoopfacturen, servicemeldingen, orderbevestigingen, bestelbonnen of declaraties snel verwerken. Meer informatie over WhiteVision
Wil jij in een efficiënte en eenvoudige manier inkomende documenten verwerken en boeken naar jouw ERP-systeem? WhiteVision biedt een oplossing. Met onze oplossing kun je snel en gemakkelijk elke inkoopfactuur, servicekennisgeving, orderbevestiging, bestelformulier of declaratie verwerken. Op deze manier heb jij de ruimte om je te concentreren op uitdagende taken waarmee je meer waarde toevoegt aan jouw organisatie. Meer informatie over WhiteVision

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
NAGIX stelt organisaties in staat om grote hoeveelheden documenten efficiënt en automatisch om te zetten in volledig toegankelijke PDF's Meer informatie over Nagix
NAGIX is een geavanceerd digitaal toegankelijk documentsysteem waarmee organisaties efficiënt en automatisch! zet grote hoeveelheden documenten om in UA-compatibele, toegankelijke PDF's, ten behoeve van slechtzienden en in overeenstemming met wet- en regelgeving die organisaties verplicht om hun klanten toegankelijke formulieren en documenten te verstrekken. Meer informatie over Nagix

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Oplossing voor het beheer van technische content die flexibel revisiebeheer en workflowondersteuning mogelijk maakt voor projecten en afzonderlijke documenten. Meer informatie over Meridian
Oplossing voor het beheer van technische content die flexibel revisiebeheer en workflowondersteuning mogelijk maakt voor projecten en afzonderlijke documenten. Meer informatie over Meridian

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Webgebaseerde app ontworpen om spreadsheets en documenten online op te slaan, te maken en te bewerken. Er zijn sjablonen, grafieken en opmerkingen beschikbaar.
Webgebaseerde app ontworpen om spreadsheets en documenten online op te slaan, te maken en te bewerken. Er zijn sjablonen, grafieken en opmerkingen beschikbaar. Meer informatie over Google Docs

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Platform voor het delen van bestanden waarmee gebruikers contacten, foto's, video's, presentaties, opnames en meer kunnen opslaan en delen.
Platform voor het delen van bestanden waarmee gebruikers contacten, foto's, video's, presentaties, opnames en meer kunnen opslaan en delen. Meer informatie over Google Drive

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Dropbox Business is de veilige oplossing voor het delen en opslaan van bestanden – geliefd bij werknemers en vertrouwd door IT-beheerders. Ga vandaag nog gratis aan de slag!
Dropbox Business is een centrale werkruimte die teams helpt georganiseerd te blijven en hun werk soepel te laten verlopen. Alle content van je team bevindt zich op één plek, waardoor je gemakkelijk kunt samenwerken en je kunt concentreren op het werk dat ertoe doet. Dropbox Business wordt wereldwijd vertrouwd door meer dan 300.000 zakelijke teams en meer dan 50% van de Fortune 500 om zijn toonaangevende bestandssynchronisatie, samenwerking en uitgebreide beheer- en beveiligingsfuncties die worden opgeschaald naarmate teams groeien. Meer informatie over Dropbox Business

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Een reeks samenwerkingsproducten voor teams en kleine bedrijven. Webconferenties, bestandsdeling en planning in de cloud.
Een reeks samenwerkingsproducten voor teams en kleine bedrijven. Webconferenties, bestandsdeling en planning in de cloud. Meer informatie over Google Workspace

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Een geïntegreerd pakket met toepassingen omvat e-mail, agenda en adresboek die 24/7 toegankelijk zijn via internet.
Microsoft 365 is meer dan alleen Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Het biedt krachtige services zoals zakelijke e-mail, online opslag en teamworkoplossingen waar je vanaf overal toegang toe hebt. Breng teams en middelen samen met oplossingen zoals Microsoft Teams en Skype voor Bedrijven, waardoor het samenwerken productiever en aangenamer wordt, ongeacht waar deelnemers zich bevinden. Meer informatie over Microsoft 365

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Webgebaseerde software waarmee je bestanden en foto's kunt openen en delen op pc, Mac, Android en iOS.
Webgebaseerde software waarmee je bestanden en foto's kunt openen en delen op pc, Mac, Android en iOS. Meer informatie over OneDrive

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
DocuSign verandert de manier van zakendoen door iedereen in staat te stellen om altijd, overal en op elk apparaat met vertrouwen en zekerheid transacties uit te voeren.
DocuSign verandert de manier van zakendoen doordat het meer dan 250.000 bedrijven en meer dan 100 miljoen gebruikers in 188 landen in staat stelt om overeenkomsten altijd, overal en op elk apparaat met vertrouwen en zekerheid te verzenden, ondertekenen en beheren. DocuSign vervangt afdrukken, faxen, scannen en het versturen van papieren documenten om zaken af te handelen. De technologie stelt organisaties van elke omvang, sector en geografie in staat om elke overeenkomst volledig digitaal te maken, om het bedrijf vooruit te helpen. Meer informatie over DocuSign

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Box is een platform voor het beheer van documenten, bedrijfsmiddelen en content.
Upgrade je strategie voor informatiebeheer met het lokale levenscyclusbeheer dat je organisatie nodig heeft om risico's te verminderen zonder de productiviteit te beïnvloeden. Stroomlijn hoe je de levenscyclus van de content beheert die bedrijfsprocessen aandrijft met flexibele retentieschema's, behoud voor verdedigbare ontdekking en dispositiebeheer. Meer informatie over Box

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Toepassingen en bureaublad delen en bekijken, annotatietools, chatberichten, webdia's en whiteboards.
Toepassingen en bureaublad delen en bekijken, annotatietools, chatberichten, webdia's en whiteboards. Meer informatie over Microsoft SharePoint

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
monday.com Work OS maakt het eenvoudig om alle documentprocessen in je organisatie te creëren, centraliseren, volgen en automatiseren.
Met monday.com Work OS kun je alle documenten en formulieren op één plek creëren, opslaan en beheren. Automatiseer het creëren en goedkeuren van documenten om de efficiëntie te verhogen en fouten te minimaliseren, deel en werk in realtime samen aan documenten en maximaliseer de beveiliging door ze op één plek te centraliseren. Volg en bekijk eerdere bewerkingen via de zoekfunctie voor documenten en standaardiseer documentprocessen om je team op één lijn te houden. monday.com zorgt voor efficiënter documentbeheer in een werkruimte voor samenwerking. Meer informatie over monday.com

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Confluence kan je enige bron van waarheid zijn. Gebruik de tool om informatie efficiënt op te slaan en over je hele organisatie te delen.
Organisaties worden steeds digitaler. De dagen waarop er een papieren administratie over belangrijke documenten werd bijgehouden, zijn voorbij. Sluit je aan bij de digitale beweging door van Confluence je enige documentbeheersysteem te maken. Word efficiënter door één bron van waarheid te bouwen en met één klik belangrijke informatie binnen je organisatie te verspreiden. Meer informatie over Confluence

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Wrike is software voor samenwerking die wordt gebruikt voor documentbeheer met visuele controle, realtime samenwerking en Kanbanborden.
Wrike is software voor werkmanagement die wordt vertrouwd door meer dan 20.000 bedrijven wereldwijd. Stroomlijn je documentbeheer met cloudgebaseerde, in-context bestandsopslag. Deel documenten binnen aangepaste aanvraagformulieren en taken, verkort je goedkeuringscycli met visuele controle en tag snel teamgenoten voor eventuele bestandsverzoeken. Versnel je levering dankzij de meer dan 400 integraties van Wrike, inclusief andere documentbeheersystemen. Documenten zijn gemakkelijk te vinden en taakdiscussies en updates zijn binnen enkele seconden zichtbaar. Meer informatie over Wrike

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
De app waarmee je elk Microsoft Word-document, Excel-spreadsheet en Powerpoint-bestand kunt maken, bewerken en bekijken.
De app waarmee je elk Microsoft Word-document, Excel-spreadsheet en Powerpoint-bestand kunt maken, bewerken en bekijken. Meer informatie over LibreOffice

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
BIM 360 is de perfecte tool voor project-, veld- en BIM-managers om de levering te versnellen, geld te besparen en risico's te verminderen.

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Cloudgebaseerde en lokale projectmanagementoplossing waarmee bedrijven van elke omvang notities, taken, projecten, databases en meer kunnen beheren.
Cloudgebaseerde en lokale projectmanagementoplossing waarmee bedrijven van elke omvang notities, taken, projecten, databases en meer kunnen beheren. Meer informatie over Notion

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Ideaal voor bedrijven van elke omvang. Het is een tool voor het maken van formulieren waarmee gebruikers enquêteformulieren kunnen maken en tegelijkertijd inzendingen kunnen beoordelen.
Ideaal voor bedrijven van elke omvang. Het is een tool voor het maken van formulieren waarmee gebruikers enquêteformulieren kunnen maken en tegelijkertijd inzendingen kunnen beoordelen. Meer informatie over Jotform

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Gratis app om pdf-bestanden te beheren, alleen of in bulk, via het web. Je kunt pdf's binnen enkele seconden samenvoegen, comprimeren, splitsen en converteren.
Gratis app om pdf-bestanden te beheren, alleen of in bulk, via het web. iLovePDF biedt een toolkit om pdf's binnen enkele seconden samen te voegen, te comprimeren, splitsen, converteren, van watermerk te voorzien en te ontgrendelen. iLovePDF converteert ook van/naar hoofdprogramma's van Office zoals Power Point, Excel en Word. Meer informatie over iLovePDF

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
PandaDoc is een alles-in-ééntool om snel en gemakkelijk formulieren en andere zakelijke documenten te maken, te bewerken, te verzenden, te volgen en elektronisch te ondertekenen.
PandaDoc is een alles-in-ééntool om snel en gemakkelijk formulieren te maken, te bewerken, te volgen en elektronisch te ondertekenen. Ontdek een betere manier om professioneel ogende formulieren te genereren. Sluit meer deals met een onbeperkt aantal elektronische handtekeningen, herbruikbare sjablonen, in-appbewerking, CRM-integratie en 24/7 live ondersteuning. Onze gemiddelde gebruiker maakt een formulier in minder dan 4 minuten en ziet een stijging van 20% in het aantal gesloten deals. Voeg je bij 50.000 bedrijven die formulieren automatiseren, de pijplijn versnellen en meer deals binnenhalen! Meer informatie over PandaDoc

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Bluebeam Revu introduceert veelgevraagde nieuwe functies en verbeteringen voor het automatiseren en versnellen van kritieke werkprocessen.
Bluebeam Studio biedt een pdf-oplossing voor gebruikers die pdf-bestanden willen maken, bewerken en markeren en in realtime of op elk moment met projectpartners willen samenwerken. Meer informatie over Bluebeam Revu

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Deze oplossing voor documentbeheer transformeert je kantoor met geavanceerde automatisering en tools voor het delen van bestanden.
eFileCabinet kan ervoor zorgen dat letterlijk al je documenten zichzelf archiveren. Het is een oplossing voor documentbeheer die geavanceerde OCR, veilige bestandsuitwisseling en krachtige workflowautomatiseringstools combineert om de manier waarop je bedrijf met papierwerk omgaat te transformeren. Het systeem van eFileCabinet gebruikt OCR-sjablonen om elk type document dat je gebruikt te herkennen. Wanneer je iets scant of uploadt, weet het systeem dus hoe het genoemd en waar het gearchiveerd moet worden. Haal documenten onmiddellijk op met behulp van trefwoorden in het document. Raak nooit meer een document kwijt. Meer informatie over Revver

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Een alles-in-één online pdf-editor, ingebouwde e-ondertekening en invulbare formulierenbouwer.
PDFfiller biedt een AVG-compatibele, online pdf-editor, een beheerder voor e-signatures en een invulbare pdf-formulierbouwer in één web-app. Bewerk en e-onderteken pdf-documenten online, maak invulbare pdf-formulieren en verstuur ze ter ondertekening. Deel documenten via e-mail of sociale media of host ze op de website van je bedrijf. Fax, print of verzend pdf's via USPS rechtstreeks vanuit je PDFfiller-account. Ontvang voltooide kopieën van verzonden en ondertekende pdf-formulieren en extraheer automatisch gegevens naar een Excel-bestand, CRM of database. Meer informatie over pdfFiller

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag
Bitrix24 is een gratis platform voor documentbeheer dat wereldwijd door meer dan 12 miljoen bedrijven wordt gebruikt. Beschikbaar in de cloud of op locatie.
Bitrix24 is een gratis platform voor documentbeheer dat wereldwijd door meer dan 12 miljoen bedrijven wordt gebruikt. Beschikbaar in de cloud en lokale versie (toegang tot open source-code). Persoonlijke, groeps- en bedrijfsschijf, bestandssynchronisatie, het delen van bestanden, mobiele toegang, online en offline documentbewerking, bewerken voor meerdere gebruikers, en meer. Meer informatie over Bitrix24

Functies

  • Samenwerkingstools
  • Bestanden delen
  • Toegangsopties/machtigingen
  • Versiebheer
  • Archiveren en retentie
  • Documentenclassificatie
  • Documenten genereren
  • Bestandsconversie
  • Elektronische handtekening
  • Bestandsherstel
  • Compliance bijhouden
  • Beveiligde gegevensopslag

Kopersgids voor DMS-systemen

Wat zijn DMS-systemen?

DMS-systemen helpen gebruikers bij het maken, opslaan en delen van documenten, van standaardformulieren en contracten tot persoonlijke correspondentie. Deze toepassingen bevatten functionaliteiten zoals het vastleggen van afbeeldingen, doorzoeken van documenten en toegangsbeheer waarmee gebruikers eenvoudig door zakelijke documenten kunnen navigeren.

De voordelen van DMS-systemen

DMS-systemen kunnen de digitale transformatie van je bedrijf ondersteunen door de noodzaak van handmatig papierwerk te elimineren.

Hieronder staan enkele voordelen van het gebruik van een DMS-systeem:

  • Overal en altijd toegang tot documenten.
  • Samenwerken door middel van het delen van bestanden.
  • Het beschermen van bedrijfskritieke documenten tegen ongeoorloofde toegang, cybercriminaliteit, ransomware en natuurrampen.
  • Verlaging van de kosten voor het opslaan van fysieke documenten.

Algemene functies van DMS-systemen

  • Documenten vastleggen: het gebruikmaken van beeldregistratietechnologie om gedrukte documenten te digitaliseren. Geavanceerde platforms bieden functionaliteit voor OCR (optical character reader, optische lezer) en zoeken.
  • Het opslaan van documenten: het opslaan, openen, delen en bewerken van documenten via een gemeenschappelijk platform.
  • Zoeken in volledige tekst: het zoeken naar relevante bestanden en documenten door trefwoorden in een zoekvak te typen.
  • Toegang/toestemming beheren: het beheren van de toegangsrechten tot documenten voor bepaalde personen of een groep, en bepalen wie er documenten kan bekijken en/of bewerken.
  • Tools voor samenwerking: het delen van documenten met personen of een groep mensen, en hen in staat stellen om documenten te bewerken en opmerkingen toe te voegen.
  • Documentarchief: het creëren van een gecentraliseerde opslagplaats voor het opslaan van vertrouwelijke en gearchiveerde gegevens voor toekomstig gebruik.

Overwegingen bij de aankoop van DMS-systemen

  • Integratiecapaciteiten: om optimaal gebruik te maken van een DMS-systeem, moeten gebruikers deze integreren met andere belangrijke bedrijfssystemen zoals oplossingen voor boekhouding, customer relationship management (CRM), en HR. Deze integraties helpen je niet alleen om gebruik te maken van de capaciteiten voor het opslaan en delen van documenten binnen het DMS-systeem, maar stellen je ook in staat om een tekstzoekopdracht voor documenten binnen het hele bedrijf uit te voeren. Zo helpt een integratie van een DMS-systeem met een boekhoudoplossing gebruikers bij het indexeren en opslaan van boekhoudkundige en financiële documenten, wat nuttig is voor de toegang tot documenten tijdens interne of externe audits.
  • Gegevensbeveiliging: kleine bedrijven worden geconfronteerd met zowel externe bedreigingen voor de gegevensbeveiliging (zoals hacking en inbreuken op de gegevensbeveiliging) als interne bedreigingen voor de gegevensbeveiliging (zoals diefstal door werknemers). Omdat het DMS-systeem de opslagplaats is van belangrijke zakelijke documenten, is dit systeem veel gevoeliger voor een inbreuk op de gegevensbeveiliging. Om elk gegevensverlies te vermijden moet je ervoor zorgen dat het DMS-systeem dat je selecteert is uitgerust met de nieuwste beveiligingsprotocollen en -methoden. Deze omvatten beveiliging via 256-bit Advanced Encryption Standard (AES) en versleuteling door middel van SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
  • Behoeften voor het scannen en de beeldverwerking van documenten: het scannen en de beeldverwerking van documenten helpt gebruikers doordat ze papieren documenten kunnen scannen en deze vervolgens indexeren met behulp van een reeks trefwoorden. Digitale opslag in combinatie met nauwkeurige indexering helpt gebruikers bij het zoeken naar deze documenten. Sommige producten bieden ook OCR (optical character recognition, optische tekenherkenning), waarmee gebruikers handgeschreven documenten kunnen omzetten naar een digitaal formaat. Voor kopers die veel met fysieke documentatie werken, moet de shortlist producten met deze functionaliteit bevatten.
  • Bedrijven willen een nauwere integratie tussen project management tools en DMS-systemen: binnen een bedrijf strekt de samenwerking zich uit over verschillende teams. Om de operationele efficiëntie te verbeteren, stappen bedrijven over op geïntegreerde tools die tijd en moeite besparen bij het schakelen tussen verschillende programma's. Daarom willen bedrijven hun project management tools integreren met het DMS-systeem, zodat gebruikers tijdens het werken aan een project hun documenten kunnen delen.
  • De toekomst van documentbeheer is mobiel: met een toename in het gebruik van mobiele apparaten zijn mobiele capaciteiten een prioriteit voor kleine bedrijven De verwachting is dat leveranciers steeds meer mobiele diensten zullen aanbieden, zoals mobiele responsieve interfaces, mobiele apps en klantportals.