Wat zijn ATS-systemen?

In een zeer concurrerende arbeidsmarkt stellen ATS-systemen recruiters in staat om het hele proces van het beheer van sollicitaties te stroomlijnen. Het biedt recruiters een goed georganiseerde database van sollicitanten en functie-informatie. De software helpt ze om informatie over sollicitanten te verzamelen en het te filteren op basis van vaardigheden en functie-eisen.

ATS biedt een interface waarmee recruiters alle openstaande vacatures in een organisatie kunnen beheren. Het helpt ook met taken, zoals het ATS, het scoren van sollicitanten, het profileren van sollicitanten en het analyseren van cv's.

De voordelen van ATS-systemen

ATS is essentieel voor het automatiseren van het proces van het filteren van sollicitaties volgens de functie-eisen. De software helpt bij de volgende taken:

• Het automatiseren en stroomlijnen van het wervingsproces: een voorwaarde voor een effectief recruitingproces is om de juiste kandidaten uit een grote pool te halen. Moderne ATS-tools verbeteren de ervaring van recruiters door het automatiseren van de omslachtige taken van het screenen van cv's, het contact opnemen met kandidaten en de follow-up na de selectie. De software consolideert alle informatie in een database, wat het werk van een recruiter vergemakkelijkt.
• Het stimuleren van de HR-efficiëntie: werving is een lang proces dat uit meerdere fasen bestaat en dat begint met het creëren van een vacature om de juiste kandidaten te vinden en ze in dienst te nemen. Met de mogelijkheid om met één klik vacatures op meerdere portalen te plaatsen, kunnen recruiters en uitzendbureaus hun zoektocht naar kandidaten gemakkelijk en sneller uitbreiden. 86 % van de wervingsprofessionals zegt dat het gebruik van ATS ze helpt het wervingsproces te versnellen.
• Het verlagen van de cost-per-hire: hoewel er meerdere bronnen zijn om kandidaten te zoeken, heb je zo snel mogelijk de beste talenten nodig. Een ATS kan bijvoorbeeld helpen om uit te vinden of je geld uit moet geven aan job boards of het verwijzingsproces moet stimuleren op basis van de succespercentages van beide bronnen. Dit zal de kosten en de wervingstijd drastisch verminderen.
• Het verbeteren van de kwaliteit van nieuwe werknemers: ATS-systemen selecteren kandidaten op basis van de vereiste vaardigheden. Recruiters kunnen beschikken over een database van getalenteerde kandidaten die zij snel kunnen inhuren voor mogelijke vacatures in de toekomst. Door de automatisering van administratieve taken kunnen recruiters effectiever met kandidaten omgaan, waardoor het wervingsproces wordt versneld en de kandidaten sneller ingewerkt kunnen worden.

Algemene functies van ATS-systemen

Dit zijn een aantal van de meest voorkomende kenmerken van ATS-systemen:

• Kandidaattracering: het volgen van de voortgang van de kandidaat tijdens het wervingsproces. Leg de interacties, aantekeningen en ontwikkelingsfasen van elke kandidaat vast.
• Kandidaatprofielen: het creëren, beheren en registreren van informatie en gegevens van de kandidaat in een doorzoekbare database.
• Cv-zoekfunctionaliteit: het beheren van de cv's van de sollicitanten en het doorzoeken van de database naar opgeslagen cv's.
• Planning van sollicitatiegesprekken: het synchroniseren van agenda's met de software en het inplannen van het interview met de kandidaten vanuit jouw gewenste agenda.
• Analyse van cv's: het omzetten van verschillende cv-formaten in een standaardformaat om kandidaten en vaardigheden gemakkelijk te kunnen vergelijken.

Overwegingen bij de aankoop van ATS-systemen

Softwarekopers moeten de volgende factoren in gedachten houden bij het kiezen van ATS-systemen:

• Definitieve kosten van de software: sommige leveranciers hebben jaarcontracten, andere brengen kosten per gebruiker in rekening, en weer andere bieden de software als een maandabonnement aan. Een verkoper kan ook vragen om te betalen per geplaatste vacature of gebruiker. Zorg er daarom voor dat je de totale prijsstelling van een leverancier en de bijbehorende kosten die bij de software horen, zoals trainingskosten, rapportagekosten, kosten voor klantenondersteuning en onboardingkosten, goed begrijpt.
• Gemakkelijke implementatie en integratiemogelijkheden: je mag geen fouten maken, want je moet een ton aan gegevens verwerken. Laat de ATS het voor je doen. Het moet in staat zijn om de gegevens met gemak over te zetten naar een nieuw systeem, of om gegevens te importeren uit een andere database. Mogelijk moet je de ATS integreren met je HR-software om onboarding en loonadministratie eenvoudig te maken. Dit zal van cruciaal belang zijn voor veel bedrijven die in eigen beheer werven. Controleer daarom bij de leverancier of zij integraties (met e-mail, databases, agenda's etc.), implementatieondersteuning en training na de installatie aanbieden.

Belangrijke trends op het gebied van ATS-systemen

• Werving via sociale media neemt toe: miljoenen mensen, vooral millennials, maken dagelijks een paar uur gebruik van sociale media. Bedrijven kunnen deze trend aangrijpen om hun zichtbaarheid en merk te vergroten. Ongeveer 94% van de recruiters netwerken op sociale media om banen te plaatsen en met sollicitanten in contact te komen. Je kunt ook live vragen stellen aan sollicitanten, meeliften op de trending Twitter hashtags, je socialemediaberichten timen voor maximale betrokkenheid, een LinkedIn-pagina aanmaken en meer.
• AI is de nieuwe tool voor recruiters: kunstmatige intelligentie (AI) helpt bedrijven steeds meer om hun productiviteit en prestaties te verbeteren. Het kan recruiters helpen bij het automatiseren van taken, zoals het screenen van cv's en het inwerken. Ook kunnen AI-chatbots snel reageren op kandidaten en de werkdruk van recruiters verminderen. Rapporten voorspellen dat AI in de komende 10 jaar ongeveer 16% van de banen zal vervangen, wat vraagt om een volledige herziening van de huidige wervingspraktijken.