Wat is contactbeheer software?

Contactbeheer software maakt het opslaan, het bijhouden en het beheer van contactgegevens binnen een organisatie mogelijk. Contactbeheer systemen helpen organisaties effectiever te functioneren door het verspreiden van actuele contactinformatie voor klanten, aannemers, leveranciers en meer over alle niveaus en locaties. Deze systemen helpen bedrijven bij het beheren en promoten van leads, het archiveren van klantinteracties, het vastleggen van werknemerstaken, het rapporteren van betrokkenheidsanalyse en het plannen van evenementen en taken.

De voordelen van contactbeheer software

• Verspreide contactgegevens. Een contactbeheer systeem houdt de contactgegevens bij en slaat ze op in een universeel toegankelijke clouddatabase. Mensen en bedrijven kunnen worden gegroepeerd als leads, klanten, leveranciers, medewerkers en meer. Bedrijven kunnen specifieke gebruikers toestemming geven voor toegang tot bepaalde groepen. Samen maken deze functies het voor kleine bedrijven mogelijk om op elk gewenst moment toegang te krijgen tot essentiële contactinformatie, wat de efficiëntie, nauwkeurigheid en flexibiliteit ten goede komt.
• Rijke bedrijfsinformatie. Geïnformeerde marketing- en verkoopinspanningen zijn afhankelijk van het bijhouden van contacten. Een contactbeheer systeem kan klanten gedurende de gehele verkoopcyclus volgen en waardevolle rapporten samenstellen over wat wel en niet werkt. Kleine bedrijven kunnen deze bedrijfsinformatie gebruiken om slimmere, op feiten gebaseerde beslissingen te nemen.
• Klantenservice. Het juiste contactbeheer systeem kan de klantenservice op verschillende manieren verbeteren. Interactiegeschiedenissen helpen medewerkers om meer gepersonaliseerde en relevante klantondersteuning te bieden door middel van gegevens over eerdere klantervaringen met het bedrijf. Sommige apps voor contactbeheer kunnen supportverzoeken verzamelen, toewijzen aan vertegenwoordigers en zelfs terugbellen plannen, zodat klanten niet in de wacht hoeven te staan. Deze functies verbeteren uiteindelijk de tevredenheid en het behouden van de klant.

Algemene functies van contactbeheer software

• Interactie volgen: het volgen van de dagelijkse activiteiten, zoals contacttransfers, e-mails en taakschema's.
• Contact opnemen met import en export: het overdragen van contacten tussen meerdere gegevensbronnen.
• Contact zoeken en filteren: het zoeken en filteren van contacten binnen de gehele contactendatabase.
• Database met contactpersonen: het bewaren van een overzicht van alle contacten die zijn opgeslagen in een database, inclusief details, zoals de laatste interactie, de follow-up en de activiteiten.
• Agenda en herinneringssystemen: het toevoegen van notities aan individuele contacten en het instellen van herinneringen voor geplande follow-ups.
• Aanpasbare velden: het toevoegen, verwijderen en hernoemen van velden die worden gebruikt voor het opslaan van contactgegevens. Aanpassing helpt bij het vastleggen van verschillende sets van contactgegevens voor verschillende campagnes.
• Gedeelde contacten: het delen van contacten met andere toepassingen, zoals Gmail en CRM-software.

De contactbeheer software directory filtert op functie(s) om alleen opties te bekijken die voldoen aan zakelijke behoeften, wat kan helpen de software shortlist te verkorten.

Overwegingen bij de aankoop van contactbeheer software

• Krijg gelijk de functies die nodig zijn. Capterra constateerde dat 66% van de bedrijven die overstapten op een ander contactbeheer systeem dit deed omdat hun oorspronkelijke oplossing niet de benodigde functies had. Betaalbare of trendy oplossingen bieden misschien niet de tools die een klein bedrijf echt nodig heeft, dus zorg ervoor te investeren in een systeem dat de unieke problemen van het bedrijf oplost.
• Weet hoe lang de overgang zal duren. De overstap naar een nieuw contactbeheer systeem kan een lang proces zijn. De tijd van de C-suite beslissing tot de IT-uitbreiding en training van werknemers kan maanden, of zelfs jaren duren. Uit een Capterra-onderzoek bleek dat 80% van de bedrijven hun contactbeheer software binnen 18 maanden heeft geïmplementeerd. Sommige oplossingen zijn sneller in te stellen dan andere, dus het is belangrijk om een evenwicht te vinden tussen insteltijd en langetermijndoelstellingen.
• Kies voor strategische integraties met andere systemen. De beste oplossing voor contactbeheer voor het bedrijf kan de oplossing zijn die naadloos integreert met de bestaande software. Contactbeheer software is in veel opzichten de kritische spil die de systemen met elkaar verbindt. Social media, e-mail, inventarisatie, projectbeheer en rapportage zijn slechts enkele van de beschikbare integraties. Bouw een ecosysteem dat helpt om alle softwaretools te maximaliseren.

Belangrijke trends op het gebied van contactbeheer software

• Sprekende gebruikersinterfaces zorgen voor een betere klantenservice. Intelligente chatbots in contactbeheer software bieden betere first-touch assistentie aan klanten in nood. Sprekende gebruikerinterfaces bestaan al enige tijd, maar de technologie wordt steeds geavanceerder en vermindert het ticketvolume van de werknemers, waardoor snellere oplossingen mogelijk zijn en tegelijkertijd de kosten worden verlaagd. Volgens onderzoek van Capterra maakt 68% van MKB's (midden- en kleinbedrijven) gebruik van of is van plan om binnen de komende één tot twee jaar gebruik te maken van sprekende gebruikersinterfaces.
• Realtime analyse verbetert de interactie tussen klant en vertegenwoordiger. Contactcenter medewerkers hebben regelmatig honderden interacties met klanten. Dit genereert duizenden gegevenspunten waarmee gedetailleerde profielen van klanten kunnen worden aangemaakt, wat agenten enorm kan helpen om klanten te betrekken bij toekomstige interacties. Analyse helpt bij het vastleggen van deze gegevenspunten in realtime tijdens gesprekken. Daarnaast meet analytisch-gedreven sentimentele intelligentie de kenmerken van klanten op verschillende parameters, zoals stressniveau, stemming en luidheid van de spraak. Dit helpt medewerkers om effectiever te reageren op interacties met klanten.