Business process management (BPM) software is een instrument voor het creëren, optimaliseren en beheren van processen, zoals facturering, budgettering, marketing en boekhouding. Managers gebruiken het als een samenwerkingsplatform om complexe processen te ontwikkelen en te verbeteren volgens de veranderende bedrijfsbehoeften.

Veel organisaties gebruiken BPM-tools om interdepartementale workflows te coördineren, te plannen en te synchroniseren. De hulpmiddelen kunnen ook worden gebruikt om de effectiviteit van nieuwe strategieën te testen en best practices voor toekomstige projecten te formuleren.

De voordelen van business process management software

Het belang van BPM is toegenomen nu organisaties proberen concurrerend te blijven door hun belangrijkste workflows te automatiseren. BPM-software biedt de volgende voordelen:

• Zakelijke wendbaarheid: het staat je toe om processen aan te passen en af te stemmen volgens de vereisten van je bedrijf. Gebruik de software om een agile omgeving te bouwen die processen zal verbeteren en automatiseren met de rules management functionaliteit, die niet-programmeurs in staat stelt om business logica toe te voegen/te wijzigen in een BPM-strategie.
• Beter toezicht op de naleving: BPM-software helpt organisaties om te voldoen aan de normen en voorschriften van de sector. Het doet dit door afdelingspecifieke modules te integreren die synchroniseren met de BPM-software op het bredere, organisatorische niveau. De software documenteert de procedures en zorgt voor de naleving van de relevante veiligheids- en beveiligingsmaatregelen.

Algemene functies van business process management software

• Automatisering van bedrijfsprocessen: het beheren van informatie, taken en procedures door workflows en processen te automatiseren.
• Samenwerking: het gezamenlijk en gelijktijdig met je team aan een project werken. Je kunt ook in realtime communiceren en informatie delen met meerdere belanghebbenden.
• No-code: het opstellen van nieuwe processen - met behulp van de slepen-en-neerzetten-functionaliteit of de visuele interface - zonder enige code te hoeven schrijven.
• Procesmapping: het definiëren en visueel weergeven van alle details en relaties tussen je bedrijfsprocesmodellen en de elementen van deze modellen.
• Procesmodellering en -ontwerp: het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen en ze ontwerpen in digitale workflows om de algehele productiviteit van je organisatie te verbeteren.
• Rapportage/analyse: het bekijken, volgen en rapporteren van de belangrijkste statistieken om je bedrijfsprestaties te analyseren.

Overwegingen bij de aankoop van business process management software

• Flexibiliteit van integratie: de leverancier moet integratie met derden mogelijk maken of een aanpasbaar API-platform bieden om interne toepassingen naadloos te integreren. Controleer of de ingebouwde sjablonen kunnen worden aangepast aan je bedrijf. Vraag om gratis proefversies en aangepaste demo's waarmee de interface en de prestaties van de software kunnen worden gevalideerd.
• Inzettijd: dit is afhankelijk van de complexiteit van de processen die geautomatiseerd en op maat gemaakt moeten worden. Sommige BPM-tools kunnen direct uit de doos worden gebruikt, terwijl voor andere de ingebouwde, sectorspecifieke sjablonen moeten worden aangepast. Vraag de leverancier naar de tijd die nodig is om hun software te implementeren, de duur van de training en de aangeboden IT-ondersteuning.
• Type oplossing: er zijn drie soorten BPM-software op de markt. Maak een lijst van je zakelijke uitdagingen en breng elk probleem in kaart in een software-functie. Kleine bedrijven geven bijvoorbeeld de voorkeur aan basis BPM-systemen vanwege de gebruikersvriendelijke interface. Agile werkomgevingen geven de voorkeur aan geavanceerde BPM-suites, omdat die integratie door derden mogelijk maken. Daarnaast geven organisaties die complexe en realtime operationele informatie moeten verwerken de voorkeur aan intelligente BPM-software.

Relevante trends op het gebied van business process management software

• Adaptief casemanagement blijft breder geïmplementeerd worden: dit proces kan verschillende sub-workflows combineren tot één "case", waardoor een monolithische, complexe workflow wordt uitgeschakeld. Het biedt multichannel integratie, sociale samenwerking en mobiele ondersteuning om een agile werkomgeving te creëren. Bij het beheer van agile processen zullen bedrijven gebruikmaken van adaptieve case management technologie die mensachtige beslissingen neemt, niet gebaseerd op vooraf gedefinieerde flowcharts. BPM-softwareleveranciers bieden deze mogelijkheid om met adaptieve gevallen (d.w.z. als intelligente BPM-software) om te gaan. Een intelligente BPM-software stelt managers in staat om adaptieve processen te structureren om de best vervolgactie te kiezen. Zo heeft KiSSFLOW adaptief casemanagement ingevoerd om haar gebruikers volledige controle te geven over dynamische processen.
• De vraag naar no-code/low-code BPM om te groeien: bedrijven gebruiken steeds vaker no-code/low-code BPM-toepassingen om de complexiteit van de software en de lange leercurve te elimineren. Deze toepassingen verhogen de wendbaarheid, zodat er geen programmeurs hoeven te worden ingehuurd. Het vervangt de traditionele procedures voor de ontwikkeling van toepassingen door kant-en-klare formulierbouwers, slepen-en-neerzetten-functies en vooraf gebouwde integraties. Zo hebben bijvoorbeeld BPMS-leveranciers Bonitasoft en Pegasystems hun producten vernieuwd als low-code-platformen om hun gebruikers de tijd en inspanning te besparen.