Wat zijn project management tools?

Project management tools is tegenwoordig een overkoepelende term die een scala aan oplossingen omvat, van lichtere tools voor werkmanagement tot robuuste oplossingen voor portefeuillebeheer. Het is belangrijk om de verschillen tussen deze soorten software te begrijpen, zodat je de tool kunt kiezen die het beste bij je behoeften past.

• Met software voor werkmanagement kunnen teams workflows beheren, taken en activiteiten organiseren en samenwerken in een gedeelde werkruimte. Deze tools leggen de uitvoering van het werk vast, ondersteunen de samenwerking en bieden statusupdates en weergaven die relevant zijn voor verschillende belanghebbenden. De doelgebruikers zijn niet-technische professionals uit het bedrijfsleven.
• Echte software voor projectmanagement helpt projectmanagers en organisaties bij de uitvoering van projecten: unieke initiatieven waarvoor het toepassingsgebied, de tijdslijn, het budget en/of middelen zijn vastgesteld. Met deze tools kunnen bedrijven kosten, roosters en middelen plannen, bewaken en beheersen, zodat ze waarde kunnen leveren en kunnen voldoen aan de succescriteria van het project. Hun doelgebruikers zijn technische professionals, d.w.z. projectmanagers.

De Capterra gids voor projectmanagement geeft een overzicht van zowel collaboratieve tools voor werkmanagement en meer traditionele oplossingen voor projectmanagement, als de beste tools binnen elk van deze categorieën (bijv. taakbeheer, middelenbeheer, enz). 

De voordelen van project management tools

• Betere samenwerking: projecten vereisen vaak samenwerking tussen meerdere belanghebbenden, zoals teamleden, andere teams en externe klanten. Project management tools maken een effectieve samenwerking mogelijk, waardoor teams snel kunnen inspelen op projectuitdagingen en -verzoeken en kunnen brainstormen over procesverbeteringen.
• Gestroomlijnde processen voor projectmanagement: project management tools bieden de mogelijkheid om taken aan te maken, deze aan mensen toe te wijzen en de status ervan bij te houden met behulp van dashboards. Tools voor het in realtime delen van bestanden en samenwerking besparen tijd. Bedrijfsleiders hebben een betere controle over hun processen en kunnen de prestaties van projecten in verschillende afdelingen volgen.
• Nauwkeurig budgetbeheer: met project management tools kunnen bedrijven geschatte versus daadwerkelijke budgetten bijhouden, zodat ze proactief gebieden die het budget overschrijden kunnen identificeren en aanpakken.

Algemene functies van project management tools

• Tools voor samenwerking: het beheren van de communicatie, zowel binnen het team als extern. Sommige systemen bieden ook geïntegreerde berichtenprogramma's.
• Bestanden delen: het uploaden van verschillende soorten bestanden zoals documenten, afbeeldingen en spreadsheets en deze met teamgenoten delen.
• Projecten bijhouden: het bijhouden van de realtime voortgang van een project op dashboards. Sommige software bevat Gantt-diagrammen voor het bijhouden van meerdere fasen van een project.
• Productplanning: het opzetten en uitvoeren van productstrategieën.
• Taakbeheer: het aanmaken van taken, deze toewijzen aan mensen en samenwerken aan de actiepunten.
• Voltooiingspercentages bijhouden: het handmatig vastleggen van het voltooide percentage van een taak, waardoor gebruikers de totale vereiste tijd voor de voltooiing kunnen berekenen.
• Beheer van hulpbronnen: het toewijzen van de middelen voor een project, inclusief teamleden, contractmedewerkers en fysieke voorraden.
• Uren- en onkostenregistratie: het vastleggen van de totale tijd en uitgaven die aan een project zijn besteed, en deze vergelijken met de toegewezen budgetten.

Overwegingen bij de aankoop van project management tools

• Cloudgebaseerd versus lokaal: cloudgebaseerde en lokale project management tools verschillen op een aantal manieren. Een lokaal systeem leidt tot kapitaalkosten, waaronder eenmalige installatiekosten en kosten voor updates. Aan de andere kant biedt cloudgebaseerde software een tariefmodel op basis van abonnementen, wat meestal maandelijkse of jaarlijkse kosten met zich meebrengt. Een cloudgebaseerde oplossing biedt ook eenvoudige toegang, omdat gebruikers op afstand kunnen inloggen vanaf hun apparaten via webbrowsers of mobiele apps. Kopers moeten hun vereisten beoordelen en hun aankoopbeslissingen daarop baseren.
• Totale eigendomskosten: naast de prijzen die op de website van het product worden vermeld, zijn er ook vaak extra kosten verbonden aan de aanschaf van een project management systeem. Deze kunnen bestaan uit training, implementatie en toekomstige upgrades. Voorafgaand aan de aankoop van software moeten kopers rekening houden met de totale eigendomskosten
• Functievereisten: sommige functies van een project management systeem zijn geschikt voor specifieke zakelijke behoeften. Een Gantt-diagram is bijvoorbeeld een tool voor het plannen en bijhouden van projecten waarmee gebruikers de status van taken in meerdere fasen van het project kunnen volgen. Het bijhouden van problemen is een andere nuttige functie waarmee gebruikers problemen van klanten, technische fouten en foutmeldingen kunnen opsporen. Gebruikers met dergelijke specifieke behoeften moeten producten evalueren die deze functies bevatten. Gebruikers kunnen in de Capterra gids voor project management tools zoeken naar software op basis van de gewenste functie, zoals Agile-methodologieën, Kanbanborden, en het bijhouden van mijlpalen.

Belangrijke trends op het gebied van project management tools

• Door AI (artificial intelligence, kunstmatige intelligentie) ondersteunde chatbots worden ingezet bij project management tools: chatbots zijn conversationele technologieën voor de gebruikersinterface waarmee gebruikers processen voor project management kunnen automatiseren, zoals het plannen van vergaderingen en het ophalen van rapporten. Hiermee kunnen gebruikers herhaalde administratieve taken automatiseren, waardoor processen efficiënter worden.
• Tools voor sociale samenwerking zijn in opkomst: vanwege de steeds veranderende behoeften van klanten zijn bedrijven voortdurend op zoek naar innovatieve manieren van werken. Een oplossing voor sociale samenwerking biedt functies zoals hashtags en "@"-vermeldingen, waarmee teamleden sneller en beter kunnen communiceren. Een Engelstalig rapport van Gartner stelt dat "werknemers steeds meer gebruik maken van tools voor sociale samenwerking in plaats van formele producten voor project management om hun projecten op schema te houden".