Wat is tijdregistratie software?

Tijdregistratie software (ook bekend als urenstaten software) automatiseert het proces van het bijhouden van de in- en uitkloktijden, aanwezigheid, werkroosters en betaalde vrije tijd van werknemers. Met deze systemen kunnen bedrijven de werktijd van hun medewerkers controleren en de arbeidskosten per project analyseren.

Tijdregistratie oplossingen worden meestal aangeboden als ofwel op zichzelf staande producten (met functionaliteit voor urenregistratie en het beheren van aanwezigheid) of integraties met boekhoudprogramma's (ondersteunen loonberekeningen op basis van de totale gewerkte tijd; verwerken deze informatie in financiële rapporten).

De voordelen van tijdregistratie software

• Nauwkeurige loonberekening via digitale urenregistratie: het handmatig beheren van de salarisadministratie is inefficiënt en foutgevoelig, omdat het personeel daarbij urenstaten van werknemers moet verzamelen, de door individuele werknemers gewerkte tijd berekenen en de totale loonlijst berekenen met behulp van uurlonen of salarissen. Tijdregistratie software bevat digitale tijdregistratie voor de in- en uitkloktijden. Deze informatie wordt automatisch ingevuld op de urenstaten van de werknemers, waardoor rekenfouten tot een minimum worden beperkt en de bijbehorende tijd en inspanningen worden verminderd.
• Effectieve urenregistratie voor externe werknemers: voor externe werknemers die overschakelen tussen een kantoor, hun huis of andere locaties vereist handmatige urenregistratie een aanzienlijke inspanning en is het bovendien inefficiënt en tijdrovend. Tijdregistratie software biedt digitale urenstaten die het tijdregistratieproces voor meerdere locaties automatiseren. Sommige producten bevatten zelfs een automatische schermopname, waardoor managers de betrokkenheid van hun teams kunnen bijhouden door een schatting te maken van het percentage van hun tijd dat wordt besteed aan niet-werkgerelateerde activiteiten zoals sociale media en surfen op het internet.
• Efficiënt klantenbeheer en personeelsplanning: voor klantgerichte bedrijven die voor verschillende klanten aan meerdere projecten werken, kan het bijhouden van de tijd en de inkomsten voor elk van hen een frustrerende opgave zijn. Met digitale tijdregistratie biedt tijdregistratie software realtime rapporten over de bestede tijd en opgeleverde inkomsten van elk project. Met deze informatie kunnen managers projecten prioriteren op basis van de inkomsten en benodigde tijd en hun personeel dienovereenkomstig inplannen.

Algemene functies van tijdregistratie software

• Personeelsplanning: het inplannen van ploegendiensten op basis van de beschikbaarheid van werknemers en de prioriteit van het project. Werkroosters kunnen worden gesynchroniseerd met de favoriete kalenderfunctie van de werknemers (bijv. Google Agenda, Outlook).
• Tijd- en aanwezigheidsbeheer: het noteren/bijhouden van aanwezigheid door werknemers en het registreren van specifieke in- en uitkloktijden, waardoor handmatige berekeningen niet langer zijn vereist voordat gegevens worden ingevoerd in het boekhoud-/loonadministratiesysteem.
• Registratie van werknemers met uurloon: het berekenen van het totale aantal gewerkte uren met behulp van de functionaliteit voor in- en uitklokken. Gebruikers kunnen deze informatie registreren met behulp van biometrische en andere elektronische methoden voor tijdregistratie.
• Bijhouden van ziekteverlof: het in staat stellen van werknemers om verzoeken voor ziekteverlof in te dienen die ter goedkeuring worden doorgestuurd naar managers.
• Bijhouden van vakantie/verlof: het verstrekken van een werknemersportaal voor het registreren van verzoeken om betaalde vakantie en verlof, die ter goedkeuring worden doorgestuurd naar managers.

Overwegingen bij de aankoop van tijdregistratie software

• Elektronische tijdregistratie: bedrijven zijn voortdurend op zoek naar manieren om de nauwkeurigheid van hun tijdregistratie te verbeteren. Een van die methoden is elektronische tijdregistratie, waarbij gebruik wordt gemaakt van methoden voor gegevensregistratie, zoals sleutelkaarten en biometrische apparaten, om in- en uitkloktijden vast te leggen. Elektronische tijdregistratie automatiseert het gehele proces en elimineert de mogelijkheid tot fraude door werknemers door bijv. een maatje voor hen in en uit te laten klokken. Er zijn verschillende soorten elektronische urenregistratieapparaten beschikbaar, zoals badges met streepjescodes, badges met magneetstrip, vingerafdruklezers en nabijheidsbadges. Bedrijven die een of meer van deze systemen gebruiken of van plan zijn te gebruiken, moeten tijdregistratie software evalueren die compatibel is met dergelijke apparaten.
• Webgebaseerd mobiel klokken en mobiele apps: de toename van het aantal externe arbeidskrachten bij kleine bedrijven vormt een belangrijke uitdaging op het gebied van urenregistratie. Webgebaseerde mobiele oplossingen voor tijdregistratie helpen bedrijven deze uitdaging aan te gaan door werknemers in en uit te laten klokken met behulp van hun smartphones. Sommige producten bevatten GPS-tracking, waardoor managers realtime rapporten over de locatie van hun teamleden kunnen ontvangen. Bedrijven die met mobiele en externe arbeidskrachten werken, moeten op zoek gaan naar tijdregistratie software die mobiele toegang biedt.

Belangrijke trends op het gebied van tijdregistratie software

• AI (Artificial Intelligence, kunstmatige intelligentie) verandert de markt voor tijdregistratie software: de zoektocht naar efficiëntere en nauwkeurigere methoden voor het vastleggen van de gewerkte tijd is de drijvende kracht achter het gebruik van AI op het gebied van tijdregistratie software. AI-technologieën zoals gezichtsherkenning bieden gebruikers een effectieve en onfeilbare manier om de aanwezigheid van werknemers te controleren. AI ondersteunt bedrijven ook bij het analyseren van grote datasets van GPS-apparaten en biedt realtime rapporten over de locatie van externe medewerkers.
• Chatbots zorgen voor automatisering in tijdregistratie software: het gebruik van chatbots door kleine bedrijven neemt toe. Onderzoek van Capterra toont aan dat 68% van de kleine bedrijven chatbots gebruikt of van plan is deze in 2020 te implementeren. Via chatbots kunnen bedrijven in realtime een dialoog met werknemers onderhouden om hun huidige werkstatus vast te leggen. Zo kunnen chatbots medewerkers vragen met welk project en welke taken ze op dat moment bezig zijn, en hun antwoorden invullen in urenstaten.