Wat is klantenservice software?

Klantenservice software is een ticketsysteem dat vragen van klanten documenteert, volgt en oplost. Het verzamelt klantverzoeken van meerdere kanalen, zoals telefoon, e-mail, live chat en sociale media, in één portaal, zodat medewerkers de vragen snel en eenvoudig kunnen beantwoorden.

De software maakt het mogelijk dat meerdere medewerkers aan elk ticket werken, waardoor het makkelijker wordt voor verschillende afdelingen om samen te werken aan het oplossen van de vragen van de klant. De tool biedt ook gedetailleerde rapporten en inzichten in de interactie met de klant, waardoor organisaties de kwaliteit van hun klantenservice kunnen beoordelen.

De voordelen van klantenservice software

Klantenservice software ondersteunt bedrijven bij het beheren en onderhouden van een relatie met klanten. De oplossing kan je helpen de volgende voordelen te realiseren:

• Het verzamelen van klantvragen vanuit meerdere kanalen: klantenservice software verzamelt klantvragen van meerdere platformen in één stroom. Of het nu gaat om een telefoontje naar de hulplijn, een e-mail naar het supportteam of een opmerking op een socialmediapagina, de tool genereert een ticket voor elke klantvraag. Deze tickets worden automatisch toegevoegd aan de centrale stream, zodat er geen enkele vraag onbeantwoord blijft.
• Het verminderen van de tijd die medewerkers besteden aan elke vraag: de software biedt een gemakkelijk doorzoekbare database om snel te kunnen zoeken. Medewerkers kunnen leden van andere teams taggen of het ticket doorsturen naar het juiste team, waardoor de klant naar de beste afdeling wordt geleid. De gestandaardiseerde antwoorden, eenvoudig bewerkbare sjablonen en de mogelijkheid om tegelijkertijd te reageren op meerdere vragen verkorten de oplostijd van het ticket.
• Het vergroten van de klanttevredenheid door snellere oplossing van het probleem: de software stelt gebruikers in staat om elk ticket met voorrang aan te pakken en de wachttijd te verminderen. Het organiseert ook de workflow voor het oplossen van tickets en stelt medewerkers in staat om tegelijkertijd aan tickets te werken. Dit verkort de resolutiecyclus en verbetert de klanttevredenheid.
• Het krijgen van inzicht in de prestaties van het team: klantenservice software biedt analytische mogelijkheden, met aanpasbare rapporten en dashboards, die inzicht geven in de prestaties van je support team. Ontdek hoelang het team nodig heeft om te reageren, hoe druk de medewerkers het op bepaalde dagen van de week hebben en wat de veelgestelde vragen zijn. Deze informatie kan je helpen bij het managen van medewerkers, het verbeteren van hun responstijd en het verhogen van hun productiviteit.

Algemene functies van klantenservice software

• Kennisbank: het bouwen en beheren van een gecentraliseerde, doorzoekbare opslagplaats van informatie met betrekking tot frequente en eerder gestelde vragen en de antwoorden daarop.
• Support ticketing: het volgen van interacties en het automatisch genereren van tickets voor vragen van klanten en serviceaanvragen.
• Multikanaalcommunicatie: het beheren van inkomende en uitgaande klantcommunicatie op meerdere kanalen, waaronder e-mail, telefoon, live chat en sociale media.
• Beheer van wachtrijen: het beheren van de wachtrij van de tickets om aan de behoeften van het team te voldoen en het controleren van de wachttijd voor inkomende verzoeken die niet zijn doorgestuurd.
• Livechat: het chatten met klanten om hun vragen in realtime op te lossen.
• Beheer van afspraken: het plannen en beheren van interacties met klanten.

Overwegingen bij de aankoop van klantenservice software

• De bruikbaarheid van de oplossing: een slechte UX (User Experience) is slecht voor de zaken. De tool mag de medewerkers niet vertragen en de reactietijd niet verlengen. Probeer een oplossing daarom voordat je hem koopt eerst uit en zorg ervoor dat de UI/UX niet te ingewikkeld of te rommelig is voor je medewerkers. Ze moeten het immers elke dag gebruiken en zouden het met plezier moeten doen.
• Integratie met bestaande apps van derden: hoewel de meeste software integreert met andere toepassingen van derden, is het toch verstandig om goed te kijken of de oplossing en/of prijs van je voorkeur de integratie met de andere oplossingen die je gebruikt ondersteunt. Het kan immers duur en pijnlijk zijn als je er na aankoop achter komt dat de software je toepassingen niet ondersteunt.
• Omnichannel-klantenondersteuning: hiermee kun je alles centraliseren en is het gemakkelijk om meerdere communicatiekanalen te beheren. Maar niet alle bedrijven hoeven het te doen. Als je klanten meestal contact opnemen via chat of e-mail, kies dan voor een klantenservice-oplossing die de optie biedt die je nodig hebt, zodat je niet hoeft te betalen voor kanalen die niet optimaal worden benut.

Belangrijke trends op het gebied van klantenservice software

• Chatbots om de klantenservice te verbeteren: verkopers gebruiken chatbots om vragen van klanten in realtime zonder een ticket op te lossen. De technologie kan interacties als een mens simuleren en eenvoudige vragen beantwoorden over werktijden, contactgegevens, statusupdates en dergelijke. Het raadt ook relevante secties van artikelen in de kennisbank aan - wanneer een klant bijvoorbeeld niet weet hoe hij zijn wachtwoord moet resetten, zal de chatbot hem naar een stapsgewijze beschrijving van het proces leiden. Bedrijven die gebruikmaken van chatbots meldden een verlaging van 70% van het aantal vragen via telefoon, chat of e-mail.
• AI om de efficiëntie van de medewerkers te vergroten: aanbieders van klantenservice software maken gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om medewerkers slimmer te laten werken. Sommigen gebruiken het om automatisch tickets te taggen, te categoriseren en te indexeren om gemakkelijk te kunnen zoeken, terwijl anderen AI gebruiken om het niveau van urgentie van de klant te bepalen en chat-antwoorden te voorspellen. AI kan ook wijzigingen in bestaande artikelen aanbevelen op basis van de manier waarop klanten hun problemen communiceren, waardoor antwoorden in de toekomst makkelijker te vinden en te begrijpen zijn.