Wat is hotel software?

Hotel software stelt horecabedrijven (hotels, motels, resorts enz.) in staat om administratieve taken te beheren, zoals reserveringen, receptiewerkzaamheden, huishouding, kamertoewijzingen, facturering, online boeken en gastdiensten. De software automatiseert taken, zoals boeken, marketing en facturering van verschillende soorten onroerend goed, wat helpt bij het versnellen van de algemene processen, de facturering, de omzet van de kamer en de communicatie met gasten.

De voordelen van hotel software

• De gastervaringen verbeteren en relaties opbouwen: een fundamentele pijler van de groei in de horeca is het verbeteren van de gastbeleving en het opbouwen/onderhouden van een goede relatie met de gast. Hotel software kan helpen de ervaringen van de consument te verbeteren door middel van functionaliteit als mobiele boekingen en technologie-gefaciliteerde express check-ins en check-outs.
• Beheren van online boekingskanalen/distributie: om te overleven, succes te behalen en zichtbaarheid binnen de branche te garanderen, moeten horecapanden op meerdere online platforms/kanalen aanwezig zijn, zodat klanten ze kunnen vinden en boeken. Hotel software kan deze kanalen beheren door integratie met OTA's (Online Travel Agencies, online reisbureaus) en GDS's (Global Distribution Systems, wereldwijde distributiesystemen), waardoor het bereik van bedrijven over het internet via één systeem wordt vergroot en dubbele boekingen worden voorkomen.
• Beheren van inkomsten: het beheer van inkomsten en bedrijfsstrategieën is van cruciaal belang voor het succes in de horeca. Hotel software stelt hoteliers en bedrijfseigenaren in staat om effectieve gegevensgestuurde inkomstenbeheerstrategieën te implementeren die de KPI's (Key Performance Indicators, belangrijkste prestatie-indicatoren) volgen, zoals het ADR (Average Daily Rate, gemiddelde dagtarief), de REVPAR (Revenue Per Available Room, inkomsten per beschikbare kamer) en meer. Het helpt hoteliers om een flexibele kamerprijsstrategie te creëren, die hen vervolgens in staat stelt om de inkomsten voor hun vastgoed te maximaliseren.

Algemene functies van hotel software

• Beheer van reserveringen: het beheren en volgen van kamerreserveringen en -toewijzing, inclusief de kamerstatus, het aantal gasten en kortingen.
• Receptiebeheer: het in- en uitchecken van gasten, het uitgeven van sleutelkaarten en het beheren van verzoeken met betrekking tot kamer- en reserveringswijzigingen.
• Beheer van de huishouding: het bijhouden van de status van elke kamer, het delegeren van taken aan het huishoudpersoneel en het organiseren van onderhoudsrapporten.
• Online boeken: het plannen en beheren van online afspraken en reserveringen die worden gemaakt via de hotelwebsite, een reserveringssysteem van derden of een OTA.
• Onderhoudsbeheer: het plannen en organiseren van en toezicht houden op de onderhoudswerkzaamheden. Hou onderhoudsverzoeken bij en pas hun status aan om de levensduur van het vastgoed te waarborgen.
• GDS/OTA-integratie: het vermelden van de tarieven en de bezettingsgraad op verschillende online platformen/kanalen en via externe boekingspartners.

Overwegingen bij de aankoop van een hotel systeem

• Mobiele reserveringscompatibiliteit/-functionaliteit: consumenten besteden meer tijd aan hun mobiele telefoon dan ooit tevoren en geven de voorkeur aan het maken en beheren van reserveringen met behulp van een mobiele telefoon of tablet. Mobiele compatibiliteit/functionaliteit stroomlijnt ook de hotelactiviteiten in de backend, waardoor directe communicatie met de consument wordt vereenvoudigd. Zorg er alvorens te investeren in een hotel systeem voor dat het mobiele boekingsfunctionaliteit biedt om de klanten tegemoet te komen en om te voorkomen dat de bijbehorende inkomsten worden misgelopen.
• Integratie met andere software: het is belangrijk dat de hotel software integreert met bestaande systemen, zoals oplossingen voor vermogensbeheer en CRM-systemen. Vraag alvorens te investeren in een hotel oplossing verkopers naar de integratiemogelijkheden van het product om te voorkomen dat ze in een silo worden geplaatst.
• Totale eigendomskosten: er zijn verschillende soorten hotel software beschikbaar; het is belangrijk om er een te kiezen die past binnen het budget en bij de zakelijke behoeften. Overweeg hoe hotel software de werkdruk van het personeel zal beïnvloeden en evalueer of de eerste aanschaf in de loop van de tijd aan de behoeften zal voldoen of dat er in de toekomst kostbare upgrades nodig zullen zijn. Extra kosten in verband met upgrades, onderhoud, training van medewerkers en de installatie van hardware/software kunnen de totale eigendomskosten van een systeem verhogen. 

Belangrijke trends op het gebied van hotel software

• Het IoT (Internet of Things, internet der dingen) en de slimme kamers zullen de verwachtingen van de klant ontwrichten: omdat technologie klanten helpt bij het nemen van aankoopbeslissingen, zullen hoteliers meer klanten krijgen omdat ze betere faciliteiten en slimme kamers bieden. Hilton werkt aan een "connected room" concept waarbij de leden van het loyaliteitsprogramma de verlichting van de ruimte en de HVAC-systemen kunnen bedienen via een mobiele app. Aan de andere kant creëert Marriott zijn eigen technologie met behulp van het cloudgebaseerde IoT-platform van Samsung, ATRIK, dat tot doel heeft om rond 2020 20 miljard apparaten te koppelen.
• Duurzaamheid heeft de voorkeur van klanten: moderne reizigers willen verblijven in hotels die milieubewust en milieuvriendelijk zijn en zijn bereid om extra te betalen voor duurzaam toerisme. Tech innovaties faciliteren dergelijke ervaringen, waaronder zonne-energie, hybride voertuigen en virtual reality tours.
• AI (Artificial Intelligence, kunstmatige intelligentie) verbetert de klantenservice: AI-gestuurde software en AI-chatbots worden steeds populairder en kunnen hoteliers helpen met klantcommunicatie en verzoekbeheer. De robotconciërge van Hilton maakt bijvoorbeeld gebruik van machine learning en AI om de persoonlijke klantenservice te verbeteren door het verstrekken van bestemmingsinformatie aan gasten.