Restaurant management software automatiseert de dagelijkse werkstromen in een restaurant. Het biedt een breed scala aan functies die de basisbedrijfsbehoeften bevatten, zoals boekhouding, klantcontactinformatie en leveranciersgegevens, maar ook restaurant-specifieke vereisten, zoals gastenbeheer, bestellingenbeheer, keukenbeheer en tafelreserveringen.

De software automatiseert ook de gastenplanning en het voorraadbeheer. Het kan worden geïntegreerd met POS-hardware (Point of Sale) voor het beheer van bestellingen en het factureringsproces.

De voordelen van restaurant management software

• Verbetert de klantervaring: de basispijler voor de groei van de voedingsindustrie is het verbeteren van de klantervaring en het opbouwen van een goede relatie met de klant. Moderne restaurant management software verbetert de ervaring van de consument door het aanbieden van faciliteiten, zoals online tafelreserveringen, realtime inzicht in de beschikbaarheid van tafels in het restaurant en mobiele betalingen.
• Segmenteert en behoudt klanten: tegenwoordig is restaurant management software in staat om klanten op basis van hun ordergrootte en aantal bezoeken in te delen, wat managers helpt bij het formuleren van effectieve marketingstrategieën. Moderne software is een data powerhouse die klantinformatie, zoals naam, contactgegevens en transacties, vastlegt en de voorkeuren van de klant leert kennen, wat helpt bij het leveren van meer bevredigende diensten aan de klanten.
• Verbetert de communicatie en afstemming van het personeel: wanbeheer en miscommunicatie kunnen voor elk restaurant de nekslag zijn. Daarom is het noodzakelijk dat restaurants hun personeel op de juiste manier inzetten. Met moderne restaurant management software kunnen obers zowel met personeel in de keuken als in het restaurant afstemmen, waardoor ze allemaal over dezelfde informatie beschikken. Bedienend personeel gebruikt tegenwoordig draagbare apparaten die het keukenpersoneel op de hoogte brengen van de bestelling, waardoor de wachttijd korter wordt en de transactiegegevens ook aan de kassier worden doorgegeven, wat leidt tot een correcte facturering. Zo wordt een restaurant goed beheerd en is er geen sprake van wanorde.

Algemene functies van restaurant management software

• Beheer van de tafels: het toewijzen van personeel aan elke tafel en coördineren van de bediening aan tafels.
• Facturering: het aanmaken en beheren van geldtransacties, zoals rekeningen en facturen, tussen klanten, leveranciers en klanten.
• Beheer van reserveringen: het in staat stellen om online een tafel te reserveren vanuit een webbrowser of een app. Dit helpt bij het beheren van tafelreserveringen, middelen en personeel op basis van de ontvangen reserveringen.
• Voorraadbeheer: het volgen, beheren en controleren van de hoeveelheid en het aanbod van middelen om een optimaal voorraadniveau te handhaven. Het platform genereert rapporten die de voedselkosten en de huidige prijsstelling van verschillende artikelen in detail beschrijven.
• Beheer van de keuken: het vereenvoudigen van de communicatie tussen het personeel en de keuken. Het bijhouden van de keukenvoorraden op basis van de ontvangen bestellingen. Het zorgen voor voedselkwaliteit, veiligheid en dat alle apparatuur goed werkt.
• Menubeheer: het mogelijk maken van realtime voorraadbeheer, zodat op basis daarvan een menu kan worden samengesteld.

Overwegingen bij de aankoop van restaurant management software

• Schaalbaarheid: restaurant management software moet geen impulsaankoop zijn; neem de resultaten op lange termijn en de toekomstige behoeften in beschouwing. Wellicht is er een plan om het restaurant in de toekomst uit te breiden tot een keten of franchise, waarbij de software schaalbaar en compatibel moet zijn. Enkele belangrijke functies die dan opgeschaald moeten kunnen worden, zijn mobiliteit, bandbreedte, geavanceerde analyse en add-ons die in meerdere sectoren kunnen worden toegepast. Door rekening te houden met de schaalbaarheid, hoeft het in de toekomst geen belemmering meer te zijn om de activiteiten uit te breiden.
• Voorraadcontrole: het beheren van de voorraad en het minimaliseren van voedselverspilling, bederf en overproductie zijn belangrijke aandachtspunten voor restaurantmanagers. Ze hebben software nodig die de voorraad bewaakt om overbevoorrading te voorkomen en zo de winstgevendheid te verhogen. De integratie van een module voor voorraadbeheer kan helpen om de uitputting van de voorraad in realtime te volgen en automatische bestellingen te genereren.
• Bestel- en betaalmogelijkheden: de voedings- en drankindustrie groeit snel, wat vereist dat restaurants op de hoogte zijn van nieuwe trends en technologie. Klanten houden niet van vertragingen of erger nog, gemiste bestellingen. Daarom voeren restaurants bestel- en betalingsfuncties in die nieuwe technologie gebruiken. Het gebruik van draagbare apparaten om bestellingen aan te nemen en mobiele telefoons om betalingen te doen zijn twee zeer nuttige upgrades. Aangezien de meeste klanten de voorkeur geven aan tafel te kunnen bestellen en betalen, kan worden overwogen om deze opties toe te voegen.
• Rapportagecapaciteiten: gegevensgestuurde software biedt managers een duidelijk inzicht in de voorraden, de menu's, de gasten, de medewerkers en andere aspecten van het restaurant. Maar het is ook belangrijk om deze gegevens te analyseren en inzicht te krijgen om de juiste beslissingen te nemen. Overweeg om datamining, -analyse en -rapportagetools toe te voegen aan de restaurant management software. Deze zullen restaurantmanagers helpen de kosten te verlagen en de inkomsten te verhogen.

Belangrijke trends op het gebied van restaurant management software

• AI tilt de klantenservice naar een hoger niveau: technologische innovaties tillen restaurantactiviteiten naar een nieuw hoogtepunt. Door voortdurend gegevens vast te leggen, verzamelen restaurants informatie van hun klanten om de voedseltrends en consumentengewoonten te ontcijferen. AI zal naar verwachting de komende jaren een grote rol spelen in de voedingsindustrie. Het kan restaurants helpen informatie over klanten te verzamelen, te analyseren en menu's te ontwikkelen volgens de voorkeuren van de klant. Gebruik het om de klantervaring en -verwachtingen te verbeteren, wat op zijn beurt de omzet en de winst verhoogt.
• Gezichtsherkenning en mobiele betalingen geven nieuwe vorm aan de betalingstechnologie: conventionele betaalmethoden worden vervangen door nieuwe technologieën. Het toenemende gebruik van smartphones maakt het voor veel klanten gemakkelijk om digitale kanalen te gebruiken voor betalingen. Het geschatte volume van de mobiele betalingen is in 2018 zelfs gestegen naar 75%. Met dit in gedachten zijn leveranciers van restaurant management software van plan om gezichtsherkenning toe te voegen als betaalmethode. Zo gebruikt Amazon Go bijvoorbeeld camera's om gezichten in winkels te herkennen en het bedrag in mindering te brengen op de Amazon wallet van de klanten voor de gekochte producten.